Justificatifs de frais de voyage : les ajouter dans TripTy, ticket par ticket

Dans TripTy, vos justificatifs de frais de voyage s’ajoutent depuis la fiche du voyage, dans l’onglet « Frais ». Vous prenez le ticket en photo ou joignez un PDF, vous remplissez quatre champs, et la part professionnelle se calcule pendant la saisie. À la clôture du dossier, vous recevez pour votre comptable un tableau qui reprend chaque dépense avec sa part pro, sa part perso et un compte comptable proposé. Les photos sont ensuite supprimées : les originaux restent chez vous.

Mention légale : TripTy simplifie votre démarche ; pour une validation fiscale définitive, consultez votre comptable ou conseiller fiscal.

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Pourquoi ventiler chaque ticket au moment où vous le payez

L’article 49 du Code des impôts sur les revenus 1992 (CIR 92) pose deux conditions à la déduction d’un frais professionnel. Le frais doit avoir été fait en vue d’acquérir ou de conserver des revenus imposables, et vous devez en justifier la réalité et le montant « au moyen de documents probants ». Le ticket de caisse ou la facture du fournisseur est ce document. Quand il est impossible à produire, l’article admet « tous autres moyens de preuve admis par le droit commun, sauf le serment ».

Sur un voyage mixte, un même ticket mélange souvent les deux usages : un dîner où votre conjoint vous a rejoint avec deux clients, un plein d’essence qui a aussi servi le dimanche, une facture de logement qui couvre deux nuits de congé. Chaque cas appelle sa propre clé de répartition. La reconstituer trois semaines plus tard, devant une pile de tickets, revient à deviner qui était à table et combien de kilomètres ont servi le congrès. Un pourcentage global appliqué à tout le voyage ne correspond, lui, à aucun ticket en particulier.

La liste des justificatifs à garder pour un voyage professionnel fait l’objet d’un autre article : la checklist des justificatifs à conserver. Celui-ci décrit comment les enregistrer dans TripTy pendant le voyage, pour que la répartition se fasse ticket par ticket, quand vous vous en souvenez encore.

Ajouter vos justificatifs de frais de voyage en cinq étapes

Étape 1 : ouvrez l’onglet « Frais » du voyage

Depuis votre tableau de bord, ouvrez le voyage concerné. La fiche compte six onglets : Résumé, Demande initiale, Documents, Historique, Messages et Frais. Sur téléphone, la barre d’onglets défile horizontalement et « Frais » est le dernier. La section « Justificatifs » affiche le nombre de justificatifs déjà enregistrés et un bouton « Ajouter un justificatif », qui devient « Ajouter mon premier justificatif » tant que la liste est vide. Sur un voyage annulé, ce bouton est désactivé.

L’onglet sert aux dépenses que vous réglez vous-même : repas, taxis, parkings, péages, carburant, logement réservé par vos soins, petits frais divers. Les prestations réservées par TripTy figurent déjà au devis et n’ont pas à être ajoutées une seconde fois.

Étape 2 : photographiez le ticket ou joignez le fichier

Sur téléphone, deux boutons se présentent. « Prenez le ticket en photo » ouvre directement l’appareil photo. « Choisissez un fichier (PDF, photo) » donne accès à la galerie et aux PDF, utile pour une facture reçue par e-mail. Sur ordinateur, une zone de sélection accepte les mêmes fichiers.

Les formats acceptés sont PDF, JPG, PNG, HEIC et WebP, jusqu’à 10 Mo par fichier. Au-delà, le fichier est refusé avec un message qui vous invite à choisir une photo plus légère ou un PDF.

La pièce jointe reste facultative. Vous pouvez enregistrer une dépense sans fichier, par exemple pour ne pas oublier un taxi dont le reçu arrivera plus tard. Tant que le fichier manque, la ligne enregistrée dans TripTy n’est adossée à aucune pièce : ajoutez-le dès que vous l’avez, en modifiant le justificatif.

Étape 3 : renseignez montant, date, fournisseur et catégorie

Quatre champs sont obligatoires : le montant, la date du frais (préremplie à la date du jour), le nom du fournisseur et la catégorie. Le montant se saisit en euros.

Sept catégories sont proposées : restaurant, taxi, parking, péage / autoroute, carburant, hébergement et autre. Le choix de la catégorie détermine la question posée à l’étape suivante.

Un cinquième champ, facultatif, indique le moyen de paiement : carte société, carte perso (à rembourser), espèces ou virement. Il indique à votre comptable quelles dépenses la société doit vous rembourser.

Étape 4 : répondez à la question de ventilation

La question posée dépend de la catégorie et se limite à ce que le calcul exige.

Catégorie	Information demandée	Calcul de la part pro
Taxi, parking, péage / autoroute	rien	100 % de la dépense
Restaurant	le nombre de convives au total, dont les convives à titre privé	convives pro ÷ convives au total
Carburant	les kilomètres professionnels estimés et les kilomètres totaux du plein	km pro ÷ km totaux
Hébergement	les dates de début et de fin de la partie professionnelle	jours pro ÷ jours du voyage
Autre	une description du frais et le pourcentage professionnel	pourcentage déclaré

Pendant la saisie, un encart affiche la part pro estimée. Avant l’enregistrement, un résumé reprend la catégorie, le fournisseur, le montant, la part pro et la part perso. Pour l’hébergement, le calcul compte les jours calendaires, jour de début et jour de fin compris, et les rapporte à la durée totale du voyage.

Un taxi pris pendant vos jours de congé n’a pas sa place dans la liste, puisque la catégorie le compte entièrement en part professionnelle. Pour un frais « Autre », l’application rappelle qu’en cas de doute sur le pourcentage, votre comptable pourra l’ajuster lors de la clôture.

Étape 5 : enregistrez et suivez le statut

Le bouton « Enregistrer le justificatif » ajoute la dépense à la liste. En tête de liste, une ligne totalise le nombre de justificatifs, la part pro et la part perso du voyage. Chaque carte affiche le fournisseur, la date, le montant, la part pro et un statut.

Un justificatif enregistré porte le statut « Approuvée ». Si vous hésitez sur la catégorie ou sur la répartition, le bouton « J’ai un doute » le fait passer « En cours de revue » : l’équipe TripTy le relit, puis l’approuve ou le rejette. En cas de rejet, la raison s’affiche sous le justificatif et vous la recevez par e-mail. Un justificatif rejeté n’entre pas dans la ventilation finale, et le dossier ne peut pas être clôturé tant qu’un justificatif est en cours de revue.

Depuis la liste, chaque justificatif s’ouvre en détail : la photo en taille réelle, le montant, la méthode de répartition et une information fiscale indicative pour la catégorie. Vous pouvez le modifier, photo comprise, ou le supprimer. La suppression est définitive et demande une confirmation.

Cas chiffré : un congrès de trois jours prolongé par un week-end

Vous partez à Lisbonne du mercredi 14 au dimanche 18 octobre 2026. Le congrès occupe le mercredi, le jeudi et le vendredi ; le samedi et le dimanche sont privés. Le vol figure au devis. Vous avez réservé vous-même un appartement pour les quatre nuits, loué une voiture sur place et acheté une carte SIM locale. Voici les cinq justificatifs saisis dans l’onglet « Frais ».

Poste	Total	Part pro	Part perso	Justification
Hébergement, appartement pour 4 nuits	640,00 €	384,00 €	256,00 €	3 jours pro sur 5 jours de voyage (60 %)
Restaurant, dîner avec deux clients et votre conjoint	120,00 €	90,00 €	30,00 €	4 convives, dont 1 à titre privé
Taxi, de l’aéroport au centre de congrès	38,50 €	38,50 €	0,00 €	catégorie comptée à 100 % pro
Carburant, voiture de location	72,00 €	54,00 €	18,00 €	180 km pro sur 240 km (75 %)
Autre, carte SIM locale	20,00 €	10,00 €	10,00 €	usage mixte déclaré à 50 %
Total	890,50 €	576,50 €	314,00 €

Le tableau donne la part professionnelle de chaque dépense ; le montant déductible se calcule ensuite. Pour les restaurants, l’article 53, 8°bis CIR 92 exclut des frais professionnels 31 % de la quotité professionnelle des frais de restaurant. Sur les 90,00 € pro du dîner, 62,10 € restent donc déductibles. Votre comptable applique cette limite au moment de l’encodage.

Les 314,00 € de part perso ne sont pas des charges professionnelles. Si la société les a payés, leur traitement revient à votre comptable, qui choisit le mécanisme selon la personne qui a profité de la dépense ; pour la part de votre conjoint, ce sera un avantage de toute nature ou une dépense non admise. Ces mécanismes sont expliqués dans ATN, DNA ou compte courant : comment traiter la part privée d’un voyage SRL.

Pour le carburant, l’exemple suppose une voiture de location. Avec votre propre véhicule, le choix entre frais réels et forfait kilométrique est comparé dans Frais kilométriques 2026 en Belgique : barème et calcul.

Ce que vous transmettez à votre comptable à la clôture

Quand le voyage est terminé et que plus aucun justificatif n’attend de revue, l’équipe TripTy clôture le dossier. L’annexe des frais apparaît alors en PDF dans l’onglet « Documents » du voyage. Elle reprend, pour chaque justificatif approuvé, la date, la catégorie, le fournisseur, le montant, la part pro, la part perso, le moyen de paiement et un compte du plan comptable (PCMN) proposé. Cette annexe porte la mention « ne constitue pas une facture » : la facture officielle est émise séparément.

Au même moment, TripTy supprime les photos et les fichiers joints aux justificatifs. Les données saisies (montants, dates, fournisseurs, répartition) restent dans le dossier, les images disparaissent. L’annexe le dit en toutes lettres et rappelle que vous restez responsable de la conservation de vos originaux avec votre comptable. Gardez donc vos tickets papier et vos factures PDF, classés comme votre comptable le demande, pendant toute la durée légale de conservation.

Ce que TripTy gère pour vous

TripTy calcule la part pro et la part perso de chaque justificatif au moment de la saisie, avec une méthode propre à la catégorie, et garde la trace de la méthode utilisée. L’équipe relit les justificatifs que vous signalez, et la clôture produit l’annexe ventilée que vous transmettez à votre comptable.

TripTy ne décide pas à votre place de la déductibilité d’une dépense et n’archive pas vos originaux. Le tableau propose une répartition et un compte comptable ; votre comptable les valide ou les ajuste. Le parcours complet, de la demande de voyage au Dossier Voyage, est décrit dans Comment fonctionne TripTy : de la demande au Dossier Voyage, étape par étape.

Commencer avec votre prochain voyage

Le bon moment pour saisir un ticket est le soir même, tant que vous savez qui était à table et quel trajet relevait du congrès. Une semaine plus tard, ces détails se perdent, et ce sont eux qui fixent la part professionnelle.

L’onglet « Frais » est présent sur chaque voyage de votre tableau de bord. Si vous n’avez pas encore de compte, créez-le sur TripTy avant votre prochain voyage.

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FAQ

Puis-je ajouter un justificatif sans photo du ticket ?

Oui. Seuls le montant, la date, le fournisseur et la catégorie sont obligatoires. Ajoutez le fichier dès que possible en modifiant le justificatif : sans fichier, la ligne n’est adossée à aucune pièce dans TripTy.

TripTy conserve-t-il les photos de mes justificatifs de frais de voyage ?

Jusqu’à la clôture du dossier seulement. TripTy supprime alors les photos et les fichiers joints ; les montants et la répartition restent dans l’annexe des frais. Conservez vos originaux avec votre comptable.

Qui peut voir mes justificatifs ?

Vous et l’équipe TripTy, qui en a besoin pour relire un justificatif signalé et clôturer le dossier. Les photos s’affichent par des liens temporaires qui expirent au bout d’une heure.

Un dîner partagé avec mon conjoint est-il déductible ?

La part des convives professionnels peut l’être. Elle se calcule à partir du nombre total de convives et du nombre de convives à titre privé ; 31 % de cette part professionnelle ne sont ensuite pas déductibles (art. 53, 8°bis CIR 92). La part de votre conjoint reste privée.

Quels formats de fichier sont acceptés ?

PDF, JPG, PNG, HEIC et WebP, jusqu’à 10 Mo par fichier. Pour un fichier plus lourd, reprenez une photo ou exportez la facture en PDF.

Puis-je corriger un justificatif après l’avoir enregistré ?

Oui, depuis son détail : montant, date, fournisseur, catégorie, répartition et fichier se modifient. La suppression, elle, est définitive.