Comment fonctionne TripTy : de la demande au Dossier Voyage, étape par étape

Vous hésitez à vous lancer parce que vous ne visualisez pas le parcours réel. Voici, dans l’ordre exact, ce que vous renseignez, ce que fait l’équipe TripTy à votre place, et ce que vous recevez au retour d’un voyage mixte.

Mention légale — TripTy simplifie votre démarche ; pour une validation fiscale définitive, consultez votre comptable ou conseiller fiscal.

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Le problème : organiser et documenter un voyage mixte prend des heures

Un déplacement professionnel qui déborde sur des jours personnels mélange, dans les mêmes réservations et les mêmes tickets, une part déductible et une part qui ne l’est pas. Sans méthode, vous passez du temps à comparer des vols, à négocier un hôtel, puis, trois mois plus tard, à retrouver quel reçu correspondait à quel jour du séjour. La difficulté n’est pas de calculer un pourcentage : c’est de se souvenir, longtemps après le voyage, quel repas correspondait à quel jour, quelle nuit d’hôtel tombait pendant la mission, et quelle facture appartient à quel poste. TripTy prend en charge la première partie (chercher, comparer, réserver) et documente la seconde au fil du voyage, plutôt que de vous laisser reconstituer un dossier après coup.

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Le parcours en trois temps

Temps 1 — Vous décrivez, sans engagement

Deux entrées possibles selon votre degré de certitude.

Si vous voulez juste tester sans créer de compte, la page demande de proposition suffit : une destination, éventuellement des dates approximatives et un motif, votre prénom et votre e-mail. Aucun numéro de TVA n’est demandé à ce stade. Vous recevez une fiche de cadrage par e-mail sous 24 heures, et vous décidez ensuite si vous poursuivez.

Si vous êtes prêt à créer le voyage directement, un compte donne accès au wizard de création, en quatre étapes courtes.

La première demande le motif du déplacement, choisi parmi six catégories : mission chez un client, événement professionnel, intervention, compétition sportive, formation que vous donnez, ou déplacement libre. Vous précisez ensuite en une phrase ce que votre comptable et l’équipe TripTy doivent savoir sur ce déplacement.

La deuxième étape porte sur la destination, les dates et la ville de départ, avec une option pour indiquer que vos dates restent flexibles plutôt que fermes. La troisième couvre vos préférences de transport, d’hébergement et, le cas échéant, vos accompagnants. La quatrième est un récapitulatif : vous vérifiez les trois blocs précédents, déclarez le voyageur principal, le nombre de jours professionnels du séjour et un budget indicatif, puis donnez votre consentement RGPD avant de valider. À cette validation, le voyage passe au statut « devis à recevoir » — rien n’est réservé à ce stade.

Temps 2 — TripTy organise, vous validez avant tout achat

Une fois le voyage soumis, l’équipe TripTy source le vol, l’hôtel et la logistique qui collent à vos dates et à votre budget : timing des rendez-vous, enchaînement entre jours professionnels et personnels, transferts sur place. Vous recevez un devis détaillé dans votre tableau de bord, avec les frais de dossier affichés avant toute validation et le prix des prestations tout compris — pas de supplément découvert après coup, pas d’abonnement mensuel. Vous choisissez de valider ou de demander un ajustement. Rien n’est réservé tant que vous n’avez pas donné votre accord.

Temps 3 — Vous voyagez, TripTy documente, vous recevez un dossier au retour

Pendant le séjour, vous photographiez vos justificatifs au fil de l’eau. Chaque dépense se rattache au jour du voyage auquel elle correspond, ce qui permet de la ventiler entre part professionnelle et part personnelle plutôt que d’appliquer un pourcentage global sur l’ensemble du séjour. Au retour, une fois le voyage clôturé, le Dossier Voyage devient disponible en téléchargement depuis la fiche du voyage : un PDF qui compile le sommaire, la ventilation ligne par ligne, les justificatifs et la note de mission. Votre comptable reçoit un document structuré à encoder, pas un puzzle de reçus à reconstituer.

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Cas concret chiffré

Un consultant indépendant part quatre jours à Lisbonne : deux jours de conférence professionnelle, deux jours de prolongation personnelle avec sa compagne.

Poste	Total	Part pro	Part perso	Justification
Vols A/R	320 €	320 €	0 €	Billet unique, dates fixées par la conférence
Hôtel (4 nuits)	480 €	240 €	240 €	Ventilation par nuit sur le séjour déclaré
Badge conférence	450 €	450 €	0 €	Facture nominative de l’organisateur
Repas (4 jours)	160 €	80 €	80 €	Ventilation par jour

Le vol reste entièrement professionnel parce que l’itinéraire a été fixé par les dates de la conférence : c’est la prolongation, pas le trajet, qui introduit une part personnelle. L’hôtel et les repas, à l’inverse, se ventilent nuit par nuit et jour par jour. Chaque ligne conserve son justificatif d’origine dans le Dossier Voyage — la table ci-dessus est un résumé, pas un substitut aux pièces.

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Pourquoi passer par un devis plutôt que réserver vous-même

Vous pourriez réserver ce même voyage sur Booking.com ou Expedia en 45 minutes. La différence ne tient pas à la vitesse de réservation mais à ce que vous obtenez ensuite. Un achat direct sur une plateforme grand public vous donne une confirmation de réservation, pas un dossier prêt à transmettre à votre comptable : vous devez encore rattacher chaque nuit d’hôtel et chaque repas à un jour du séjour, retrouver quel ticket appartient à quel poste, et refaire cette ventilation vous-même. Le devis TripTy prend une étape de plus en amont : la ventilation est préparée dès la réservation, pas reconstruite après coup.

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Ce que TripTy fait, et ce qu’il ne fait pas

TripTy source et réserve vol, hôtel et logistique selon un devis validé avant paiement. TripTy ventile chaque poste de dépense entre part professionnelle et part personnelle, selon les règles belges applicables. TripTy compile le Dossier Voyage — sommaire, ventilation, justificatifs, note de mission — en un document que votre comptable peut encoder directement.

Ce que TripTy ne fait pas : trancher à votre place une question fiscale limite. Le Dossier Voyage documente et structure ; la décision de ce qui est réellement déductible dans votre situation reste celle de votre comptable ou de votre conseiller fiscal. TripTy ne réserve rien non plus sans votre accord explicite sur le devis : contrairement à une réservation en ligne classique, chaque étape entre la description du voyage et le paiement final reste sous votre contrôle.

Vos documents sont conservés selon les règles de protection des données applicables en Belgique — voir le site de l’ Autorité de protection des données pour le détail de vos droits sur ces données personnelles.

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Conclusion

Le parcours tient en trois temps : décrire votre voyage sans engagement, valider un devis avant toute réservation, puis recevoir au retour un Dossier Voyage déjà structuré. Aucune de ces trois étapes ne vous engage avant la précédente : une demande de proposition ne crée pas de compte, un voyage soumis ne réserve rien, un devis reçu ne se paie que si vous le validez. Si vous voulez d’abord un ordre de grandeur du coût, le simulateur de frais de dossier répond en deux minutes, sans inscription. Si vous préférez décrire directement votre projet, commencez par une demande de proposition. Si vous êtes déjà prêt, créez un compte pour lancer directement le wizard de création de voyage.

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FAQ

Faut-il créer un compte pour recevoir une première proposition ?

Non. La page de demande de proposition ne requiert ni compte ni numéro de TVA : une destination suffit, dates et motif restent facultatifs. Vous recevez une réponse par e-mail sous 24 heures et décidez ensuite si vous créez un compte.

Le vol et l’hôtel sont-ils réservés dès la soumission du voyage ?

Non. La soumission place le voyage en statut « devis à recevoir ». L’équipe TripTy source les prestations et vous envoie un devis détaillé ; rien n’est réservé avant votre validation.

Quand le Dossier Voyage est-il disponible ?

Une fois le voyage terminé et clôturé, pas à la soumission du wizard. Il se télécharge alors depuis la fiche du voyage, avec sommaire, ventilation, justificatifs et note de mission déjà compilés, prêts à transmettre à votre comptable sans étape de mise en forme supplémentaire.

Le wizard demande-t-il les accompagnants dès la création du voyage ?

Oui, à l’étape des préférences de transport et d’hébergement, car leur présence influence plusieurs postes de dépense, notamment l’hôtel et les repas.

Le Dossier Voyage remplace-t-il mon comptable ?

Non. TripTy structure et documente la ventilation d’un voyage mixte ; la validation fiscale définitive d’un dossier reste la décision de votre comptable ou conseiller fiscal.

Que se passe-t-il si je refuse le devis proposé ?

Vous pouvez demander un ajustement avant de valider. Aucun paiement ni réservation n’intervient tant que vous n’avez pas donné votre accord sur le devis final.