Conditions générales d’utilisation et de vente (CGU/CGV) — TripTy

Préambule

Les présentes Conditions générales d’utilisation et de vente (ci-après les « CGU/CGV ») régissent l’accès et l’utilisation de la plateforme numérique TripTy (ci-après la « Plateforme »), éditée par TripTyMizer SRL, ainsi que la commande des services qui y sont proposés. Elles définissent les droits et obligations des parties dans le cadre de l’utilisation des services de TripTyMizer SRL.

L’accès à la Plateforme et l’utilisation des services impliquent l’acceptation pleine et entière, sans réserve, des présentes CGU/CGV par l’utilisateur. En validant son inscription, en créant un compte ou en effectuant une commande de services, l’utilisateur reconnaît avoir lu, compris et accepté l’intégralité des présentes CGU/CGV.

01 — Éditeur du service

TripTyMizer SRL
Rue du Bay-Bonnet 14, 4620 Fléron — Belgique
Numéro d’entreprise / TVA : BE1021.753.656
RPM Liège
E-mail : info@tripty.be
Garantie insolvabilité : MSIG Europe, Police LXX050365 (art. 54 loi 21/11/2017).
(ci-après « le Prestataire » ou « TripTy »)

02 — Objet et statut de TripTy

02.1 Objet des services

Les présentes CGU/CGV définissent les conditions dans lesquelles les utilisateurs professionnels peuvent commander auprès de TripTy des forfaits de voyage professionnels combinant plusieurs prestations (transport, hébergement, événements, conciergerie), ainsi que les services administratifs associés (Dossier Voyage auditable, ventilation pro et privée, note de mission).

02.2 Statut de TripTy

TripTy organise et commercialise, en son nom propre, des forfaits de voyage professionnels combinant plusieurs prestations. À ce titre, TripTy a la qualité d’agence de voyages au sens de l’article 1er, § 7 du Code TVA belge et, sous réserve de l’article 2 de la loi du 21 novembre 2017 relative à la vente de voyages à forfait, la qualité d’organisateur de voyages à forfait.

Les présentes CGU/CGV transposent, dans le cadre des prestations B2B aux professionnels, les obligations applicables aux organisateurs de voyages à forfait issues de la loi du 21 novembre 2017. Le caractère exclusivement professionnel (B2B) du service est une condition de son offre. Les exceptions prévues à l’article 2, 2° de cette loi (accord-cadre général conclu à des fins de voyages d’affaires) sont examinées au cas par cas.

En l’absence d’accord-cadre écrit au sens de l’art. 2, 2° de la loi du 21 novembre 2017, TripTy applique volontairement l’intégralité du régime protecteur de cette loi à ses clients professionnels. Toute contractualisation sur accord-cadre dédié fera l’objet d’une annexe séparée.

02.3 Nature du contrat

Le contrat de voyage est conclu entre le client professionnel et TripTyMizer SRL. TripTy contracte en son nom et pour son compte avec les fournisseurs (compagnies aériennes via Duffel, hôteliers via Booking.com et canaux directs, organisateurs d’événements, prestataires de transfert). Les conditions des fournisseurs sont opposables au client via l’article 07 ci-après, mais le client ne dispose pas de relation contractuelle directe avec ces fournisseurs.

03 — Services proposés

Les services proposés par TripTy incluent :

• l’organisation et la réservation de voyages professionnels (vols, hôtels, événements, transferts) ;
• la ventilation comptable et fiscale entre frais professionnels, frais privés et avantages de toute nature (ATN) ;
• la génération du Dossier Voyage auditable (sommaire, ventilation, justificatifs annexés, note de mission, TripScore) ;
• l’accompagnement par un concierge TripTy pour chaque voyage.

Le prix du forfait voyage est un prix total TTC, fixé par TripTy sur la base des composantes du voyage (transport, hébergement, événements, conciergerie) et d’une marge TripTy intégrée au prix total. La marge TripTy est intégrée au prix total du forfait et n’est pas communiquée poste par poste au client. La TVA belge au taux de 21 % est calculée et perçue par TripTy sur sa marge, conformément à l’article 29 § 2 du Code TVA (taxation sur la marge), à l’article 35, alinéa 2 du Code TVA et à l’arrêté royal n° 35 du 28/12/1999 (base forfaitaire d’imposition de la marge). La ventilation interne entre coûts fournisseurs et marge n’est pas communiquée au client dans la facture finale. Cette information n’a pas de valeur fiscale pour le client.

03.2 — Frais de dossier TripTy

Le prix du forfait inclut des frais de dossier TripTy destinés à couvrir la production du Dossier Voyage, la ventilation pro/privée et l’accompagnement concierge. Ces frais suivent une grille dégressive par palier, calculée sur le panier voyage hors frais de dossier (prix des prestations tout compris, marge TripTy intégrée) : 49 € pour un panier inférieur à 1 500 €, 79 € pour un panier de 1 500 € à moins de 2 500 €, 99 € pour un panier de 2 500 € à moins de 5 000 €, et 149 € pour un panier de 5 000 € ou plus. Le montant applicable est affiché au client dans le devis, en ligne distincte libellée « Frais de dossier TripTy », avant toute validation et avant tout paiement. Ce montant est intégré au prix total TTC du forfait et suit le régime particulier des agences de voyages visé à l’article 1er § 7 et à l’article 29 § 2 du Code TVA. La grille peut être ajustée pour les devis futurs ; toute modification est publiée sur tripty.be et s’applique uniquement aux voyages dont le devis est émis postérieurement à l’entrée en vigueur de la nouvelle grille, les voyages déjà confirmés restant régis par la grille figurant sur leur devis validé.

Les services de TripTy sont réservés exclusivement aux clients professionnels (B2B) titulaires d’un numéro de TVA valide.

03 bis — Régime TVA applicable

Le forfait voyage organisé par TripTy relève du régime particulier des agences de voyages, prévu à l’article 1er § 7 et à l’article 29 § 2 du Code TVA belge (principe de taxation sur la marge), ainsi qu’à l’article 35, alinéa 2 du Code TVA et à l’arrêté royal n° 35 du 28 décembre 1999 (base forfaitaire d’imposition de la marge). La TVA belge au taux de 21 % est calculée par TripTy sur la marge bénéficiaire, définie comme la différence entre le prix total HT payé par le client et le coût effectivement supporté par TripTy pour les livraisons de biens et prestations de services fournies par des tiers au profit direct du voyageur (art. 1er AR n° 35 du 28/12/1999, transposition art. 308 Directive 2006/112/CE). Cette marge n’est pas ventilée sur la facture adressée au client.

En conséquence, le client ne peut pas récupérer la TVA grevant les composantes hôtel, transport, transferts et autres services tiers inclus dans le forfait (article 45 § 4 du Code TVA). Le coût total TTC du forfait reste néanmoins déductible en tant que charge professionnelle dans les conditions de l’article 49 du Code des impôts sur les revenus 1992.

Lorsque le forfait comporte des prestations exécutées en dehors de l’Union européenne, la marge correspondante est exemptée de TVA belge en application de l’article 41 § 2bis du Code TVA. La ventilation entre marge taxable et marge exemptée est effectuée par TripTy au prorata des coûts des prestations exécutées, selon le cas, à l’intérieur ou en dehors de l’Union européenne, conformément à la circulaire administrative 2020/C/44 du 25 mars 2020.

Ce régime est également connu sous la dénomination « TOMS » (Travel Operator Margin Scheme), transposition des articles 306 à 310 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006.

Le devis émis par TripTy reprend le prix total TTC du forfait sans détailler la ventilation entre la marge taxable et la marge exemptée, conformément à la pratique sectorielle sous régime particulier des agences de voyages. Le détail du régime fiscal applicable au forfait (TVA sur marge, exemption hors UE, non-récupérabilité côté client) figure dans le présent article. La mention obligatoire prévue à l’article 22 § 3 de l’arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992 (« Régime particulier - agences de voyages ») apparaît sur la facture finale émise après exécution du voyage.

04 — Modalités d’inscription et de conclusion du contrat

04.1 Inscription et commande

L’inscription à la Plateforme et la commande des services s’effectuent en ligne via l’interface dédiée de TripTy. L’inscription requiert la communication d’un numéro de TVA valide et d’un numéro BCE.

04.2 Conclusion du contrat

Le contrat de voyage entre l’utilisateur et TripTy est réputé conclu électroniquement au moment de l’acceptation du devis par le client et du paiement intégral du forfait. L’acceptation du devis vaut également accusé de réception de la fiche d’information standardisée prévue à l’article 04 bis.

04.3 Acceptation des CGU/CGV

La validation électronique par le client (case à cocher « J’accepte les CGU/CGV » ou clic sur un bouton « Confirmer ») manifeste l’acceptation pleine et entière des présentes conditions. Cette validation vaut signature électronique simple au sens du règlement (UE) n°910/2014 (eIDAS) et de l’article 8.1 du Livre 8 du Code civil, et reconnaissance de l’applicabilité des CGU/CGV en vigueur à la date de la validation. Une copie téléchargeable des CGU/CGV est disponible sur le site de TripTy.

04 bis — Fiche d’information standardisée précontractuelle

Avant la conclusion de tout contrat de voyage à forfait, TripTy communique au client une fiche d’information standardisée conforme au modèle prévu à l’annexe 1 de la loi du 21 novembre 2017. Cette fiche précise notamment la nature forfaitaire du voyage, l’identité de l’organisateur (TripTyMizer SRL), la garantie financière en cas d’insolvabilité, les droits du client en cas de modification ou d’annulation, et la coordination des recours en cas de défaillance d’un fournisseur.

TripTy vous communique la fiche d’information standardisée par e-mail au format PDF, préalablement à l’acceptation du devis. Vous pouvez à tout moment demander copie via info@tripty.be.

L’acceptation du devis par le client vaut accusé de réception de cette fiche.

05 — Public concerné

Les services de TripTy s’adressent prioritairement aux indépendants, sociétés et PME établis en Belgique. Ils restent néanmoins accessibles à tout utilisateur professionnel basé dans un pays où la fourniture de ces services est légalement permise et où TripTy est en mesure de les offrir.

06 — Responsabilités fiscales

06.1 Responsabilité de l’utilisateur

La validation finale de toute déduction fiscale incombe exclusivement au client et à son comptable. L’utilisateur est seul responsable de l’exactitude des informations fournies et de la conformité de ses déclarations fiscales.

06.2 Nature de l’outil TripTy

TripTy fournit un outil d’organisation de voyage et de documentation fiscale, sans garantir la déductibilité de chaque dépense ou la validation fiscale des ventilations proposées. L’outil est une aide à la décision et à la préparation, mais ne se substitue en aucun cas à un avis fiscal professionnel ou à la vérification par les autorités compétentes.

06.3 Principes de déductibilité

Dans le cadre d’un déplacement mixte (professionnel et privé), seules les dépenses et journées strictement professionnelles sont susceptibles d’être déductibles. Toute part privée prise en charge par l’entreprise doit être traitée comme un Avantage de toute nature (ATN) ou en dépense non déductible conformément à la législation fiscale belge en vigueur.

06.4 Engagement de bonne foi

Le client s’engage à utiliser la Plateforme TripTy de bonne foi et à ne pas l’utiliser pour faire passer des dépenses personnelles en frais professionnels de manière abusive.

06.5 Note de mission rédigée par le client

La Plateforme permet au client de rédiger ou de modifier lui-même le texte de la note de mission rattachée à un voyage, tant que la facture finale correspondante n’a pas été émise. Passé ce stade, la note de mission est figée et ne peut plus être modifiée.

Lorsque le client rédige ou modifie ce texte, il en est l’auteur et assume seul la responsabilité de l’exactitude et de la véracité de l’objet du voyage qui y est décrit. TripTy assure uniquement la mise en forme, la structuration et l’intégration des données objectives du voyage (dates, code d’activité, montants), sans se prononcer sur la véracité du contenu rédigé par le client.

En conséquence, TripTy ne peut être tenue responsable du contenu d’une note de mission rédigée ou modifiée par le client, ni des conséquences fiscales qui en découlent. Cette répartition des responsabilités est matérialisée, au moment de l’enregistrement, par une confirmation expresse du client (case à cocher horodatée et conservée à titre de preuve), et rappelée sur le document lui-même par une mention identifiant l’auteur et la date de rédaction.

Lorsque la note de mission n’a pas été modifiée par le client, elle est pré-rédigée par TripTy à partir des seules informations communiquées par le client, qui demeure responsable de l’exactitude de ces informations conformément à l’article 06.1.

06 bis — Outil de documentation fiscale assisté par intelligence artificielle

06 bis.1 Nature du service

TripTy met à votre disposition un outil de documentation fiscale assisté par intelligence artificielle. Ce service utilise des modèles d’intelligence artificielle pour analyser le contexte de vos voyages mixtes (professionnels et personnels) et vous proposer une ventilation pro/perso, un calcul de per diem, et la génération automatique d’un Dossier Voyage incluant une Note de mission.

06 bis.2 Limitation explicite — pas de conseil fiscal au sens de la loi belge

TripTy n’est pas un cabinet d’expertise comptable, n’est pas un cabinet de conseil fiscal, et ne fournit pas de conseil fiscal au sens de la loi belge du 17 mars 2019 relative aux professions d’expert-comptable et de conseiller fiscal (loi ITAA).

Les analyses, recommandations et documents générés par TripTy ne constituent pas un avis fiscal au sens de la loi belge et ne remplacent pas la consultation d’un expert-comptable agréé ITAA ou d’un conseiller fiscal.

Chaque document généré par TripTy comporte un disclaimer légal rappelant ce point. Ce disclaimer doit être lu et accepté par vous avant validation finale du document.

06 bis.3 Validation humaine obligatoire

Aucun document fiscal généré par TripTy ne peut être considéré comme finalisé sans votre validation explicite, matérialisée par un clic sur le bouton « Valider et signer ». En validant un document, vous reconnaissez :

• avoir pris connaissance du Dossier Voyage généré par l’outil ;
• avoir lu le disclaimer légal ;
• avoir vérifié que les informations correspondent à votre situation réelle ;
• assumer la responsabilité finale de la production fiscale du document auprès de l’administration fiscale belge (SPF Finances) et de votre expert-comptable.

06 bis.4 Caractère informatif des analyses

Les modules d’analyse intégrés à TripTy (analyse comptable, analyse fiscale, analyse de conformité réglementaire) produisent des recommandations à titre purement informatif. Ils s’appuient sur les barèmes officiels publiés par le SPF Finances et sur les articles du Code des impôts sur les revenus 1992 (CIR 92) en vigueur à la date de génération du document. Toute évolution de la législation postérieure à cette date n’est pas garantie d’être prise en compte.

Vous reconnaissez que :

• les calculs automatisés peuvent contenir des erreurs ou des approximations ;
• l’intelligence artificielle utilisée peut générer des résultats incorrects sans signaler explicitement l’erreur ;
• il vous appartient de faire valider les documents par votre expert-comptable avant tout dépôt officiel auprès de l’administration fiscale.

06 bis.5 Sous-traitance technique

Pour fournir cette assistance par intelligence artificielle, TripTy fait appel à un sous-traitant technique tiers : Anthropic Ireland, Limited (Dublin, Irlande), entité européenne du groupe Anthropic responsable du traitement pour les utilisateurs de l’Espace économique européen. Le contrat de sous-traitance (Data Processing Agreement) conclu avec ce sous-traitant est gouverné par le droit irlandais et inclut les clauses contractuelles types européennes (article 46 RGPD). Le détail du traitement de vos données par ce sous-traitant figure dans notre Politique de confidentialité.

06 bis.6 Désactivation possible

À tout moment, vous pouvez désactiver l’assistance par intelligence artificielle dans vos paramètres TripTy. L’application fonctionne alors en mode « wizard classique » sans aucun appel aux modèles d’intelligence artificielle.

06 bis.7 Conservation des preuves

Pour des raisons de sécurité juridique et conformément à l’article 2262bis du Code civil belge (prescription décennale en matière contractuelle), et dans le respect du principe de minimisation des données posé par l’article 5 du RGPD, TripTy conserve pendant dix (10) ans l’horodatage de l’affichage du disclaimer légal avant chaque validation, l’horodatage de votre clic sur le bouton « Valider et signer », ainsi que la version du document validé. Cette conservation est nécessaire pour démontrer que vous avez validé chaque document en connaissance de cause et que TripTy a respecté son obligation d’information.

07 — Réservations et paiements

07.1 Modalités de paiement

Les paiements des forfaits voyage sont traités par virement bancaire SEPA, déclenché via un QR code EPC (European Payments Council) joint au devis. Ce QR code, scannable depuis l’application mobile de votre banque belge (Belfius, KBC, BNP Paribas Fortis, ING, Argenta et autres établissements compatibles), pré-remplit le bénéficiaire (TripTyMizer SRL), l’IBAN, le montant et la communication structurée OGM. Vous pouvez également exécuter le virement manuellement à partir des coordonnées bancaires figurant sur le devis.

Le paiement par carte bancaire via Stripe Connect reste disponible sur demande écrite préalable à maya@tripty.be. TripTy se réserve le droit de refuser ce mode de paiement lorsque le montant du forfait excède 10 000 EUR TTC ou lorsque le profil de risque du moyen de paiement, apprécié par Stripe, ne permet pas une exécution sécurisée. Tout refus est motivé par écrit dans un délai de 2 jours ouvrés.

07.2 Exigibilité du paiement

Le paiement de 100 % du montant du forfait voyage est exigé au moment de la confirmation du devis par le client.

07.3 Conditions d’annulation et de remboursement

TripTy reste l’interlocuteur contractuel unique du client pour la bonne exécution du forfait. Les conditions des fournisseurs sous-jacents (billet non remboursable, nuitée non annulable) sont répercutées au client dans le cadre du forfait et communiquées préalablement dans le devis.

En cas de demande d’annulation par le client, TripTy applique les règles prévues à l’article 18 de la loi du 21 novembre 2017 (résiliation par le voyageur, frais d’annulation proportionnels aux coûts réels encourus par l’organisateur), combinées aux conditions des fournisseurs et à une marge d’administration TripTy précisée dans le devis.

En l’état actuel de la plateforme, aucun avoir n’est généré automatiquement. Toute demande d’annulation est traitée individuellement par votre interlocutrice TripTy (Maya), qui examine, dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de la demande écrite (envoyée à maya@tripty.be), les conditions de remboursement applicables au regard des éléments suivants : conditions des fournisseurs sous-jacents (compagnie aérienne, hôtel, organisateur d’événement), délai entre la demande et la date de départ, et frais d’administration TripTy. À l’issue de cet examen, TripTy vous transmet par écrit un décompte détaillé du remboursement applicable, conforme au principe de proportionnalité aux coûts réels encourus prévu à l’article 18 § 2 de la loi du 21 novembre 2017. Le remboursement est effectué par virement bancaire SEPA sur le compte ayant servi au paiement initial, dans un délai de 14 jours ouvrés à compter de votre accord sur le décompte. Aucun barème prédéfini n’est appliqué ; chaque dossier est étudié au cas par cas.

À titre indicatif et sans valeur contractuelle, les frais d’administration TripTy en cas d’annulation s’élèvent en général à 49 EUR HTVA pour les dossiers dont le panier voyage est inférieur à 2 500 EUR, et à 99 EUR HTVA au-delà. Ces montants peuvent être ajustés au cas par cas selon la complexité du dossier et le préavis. Ils s’ajoutent aux éventuels frais retenus par les fournisseurs sous-jacents.

En cas de modification unilatérale substantielle par TripTy, le client bénéficie des droits prévus à l’article 17 de la loi du 21 novembre 2017 (résiliation sans frais, voyage de substitution équivalent, remboursement).

Procédure de remboursement : tout remboursement est effectué par virement bancaire SEPA sur le compte ayant servi au paiement initial. Le délai dépend des règles bancaires et des délais de restitution par les fournisseurs.

07.4 Modification du voyage à la demande du client

Toute demande de modification de votre voyage après acceptation du devis (changement de nom passager, modification de dates de séjour, ajout ou suppression d’une nuit, ajout d’un poste, changement de classe de transport) doit être adressée par écrit à maya@tripty.be. TripTy examine la faisabilité de la modification auprès des fournisseurs sous-jacents et vous communique, dans un délai de 3 jours ouvrés, un devis complémentaire détaillant :

• les coûts additionnels facturés par les fournisseurs (modification de billet aérien, annulation et nouvelle réservation hôtelière, etc.) ;
• les frais d’administration TripTy pour le traitement de la modification (généralement 29 EUR HTVA, ajustables selon la complexité) ;
• l’éventuel remboursement si la modification réduit le coût total du voyage.

La modification n’est effective qu’après acceptation écrite par vous du devis complémentaire et règlement du solde additionnel le cas échéant. Certaines modifications peuvent s’avérer impossibles (par exemple : un changement de nom sur une réservation Booking.com nominative impose l’annulation et la recréation de la réservation, avec les frais associés). Dans cette hypothèse, TripTy met en œuvre ses meilleurs efforts pour vous proposer une solution alternative parmi les fournisseurs partenaires de la plateforme (Duffel pour le transport, Booking.com et canaux directs pour l’hébergement) et vous laisse libre d’arbitrer. TripTy n’a pas l’obligation de comparer son offre à l’ensemble des fournisseurs disponibles sur le marché. Le client reconnaît que TripTy contracte avec un ensemble fini de fournisseurs partenaires, listés dans la fiche d’information standardisée prévue à l’article 04 bis.

TripTy ne saurait être tenu responsable des refus opposés par les fournisseurs sous-jacents (compagnies aériennes via Duffel, hôteliers via Booking.com et canaux directs, organisateurs d’événements, prestataires de transfert) à une demande de modification du voyage, dès lors que ces refus résultent de l’application des conditions générales des fournisseurs ou de la nature non modifiable de la prestation initialement réservée. Les conditions des fournisseurs sont opposables au client conformément à l’article 02.3 ci-dessus et lui ont été communiquées dans le devis.

08 — Disponibilité et maintenance du service

TripTy s’efforce d’assurer une disponibilité continue et une haute qualité de service. Cependant, le Prestataire ne garantit pas une disponibilité absolue et peut suspendre temporairement le service pour des opérations de mise à jour, de maintenance planifiée ou en cas d’incident technique imprévu.

Le Prestataire met en œuvre des mesures de sécurité conformes aux standards de l’industrie pour protéger la Plateforme et les données des utilisateurs. TripTy ne saurait être tenu responsable d’un accès non autorisé résultant d’une négligence du client (notamment en cas de divulgation du mot de passe, de partage d’accès).

Le client sera informé par e-mail ou via la Plateforme en cas d’interruption planifiée importante des services.

09 — Obligations du client

Le client s’engage à :

• fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de son inscription et de la commande ;
• fournir les données passagers nécessaires à l’émission des billets de transport (nom, prénom, date de naissance, nationalité, numéro de passeport ou carte d’identité) ;
• conserver les justificatifs complémentaires éventuels (convocations, preuves de rendez-vous) relatifs à la dimension professionnelle de ses voyages ;
• utiliser les services TripTy à des fins exclusivement professionnelles et en conformité avec les présentes CGU/CGV et la législation applicable ;
• déclarer correctement toute part privée (ATN) conformément à la législation fiscale.

10 — Données personnelles (RGPD)

10.1 Traitement des données

TripTyMizer SRL, en tant que responsable du traitement, collecte et traite les données personnelles de ses utilisateurs conformément à sa Politique de confidentialité RGPD, disponible sur tripty.be. Les données collectées comprennent notamment l’identité, les coordonnées, les éléments fiscaux pertinents et les préférences de voyage.

10.2 Bases légales du traitement

Le traitement des données personnelles par TripTyMizer SRL repose sur les bases légales suivantes :

• l’exécution du contrat conclu avec l’utilisateur (pour la fourniture des services et la gestion du forfait voyage) ;
• le respect d’une obligation légale (notamment fiscale et comptable) ;
• l’intérêt légitime de TripTyMizer SRL (amélioration des services, prévention de la fraude, sécurité de la Plateforme), dans le respect des droits et libertés des utilisateurs.

10.3 Durées de conservation

Les données personnelles sont conservées pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée des délais de prescription légale applicables :

• dix (10) ans pour les pièces comptables et documents commerciaux à dimension fiscale, conformément à l’article 60 § 4 du Code TVA (délai porté à 10 ans par la loi du 20 novembre 2022, plus strict que le délai comptable de 7 ans de l’article III.86 du Code de droit économique) ;
• dix (10) ans pour les factures émises sous le régime particulier des agences de voyages et les registres TVA associés, conformément à l’article 60 § 4 du Code TVA ;
• dix (10) ans pour la preuve technique de signature électronique des documents fiscaux générés par TripTy (cf. article 06 bis.7), conformément à l’article 2262bis du Code civil belge ;
• les durées spécifiques mentionnées à l’article 10.7 pour les justificatifs photo des notes de frais et à l’article 10.6 pour les programmes de fidélité.

À l’expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

10.4 Transferts et sous-traitants

Le partage des données est limité aux prestataires tiers strictement nécessaires à l’exécution du forfait voyage. TripTy transmet aux fournisseurs (compagnies aériennes via Duffel, hôteliers via Booking.com, organisateurs d’événements, prestataires de transfert) les données passagers requises pour l’émission des titres de transport et les réservations. La base légale de ces transmissions est l’exécution du contrat de voyage (article 6(1)(b) RGPD). TripTyMizer SRL s’assure que tout transfert de données hors de l’Union européenne est encadré par des garanties appropriées (clauses contractuelles types de la Commission européenne, décision d’adéquation). Une liste des catégories de sous-traitants est détaillée dans la Politique de confidentialité.

10.5 Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD, l’utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition et de portabilité de ses données personnelles. Ces droits peuvent être exercés en envoyant une demande écrite à l’adresse privacy@tripty.be. En cas de réclamation, l’utilisateur a également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (APD) en Belgique.

10.6 Programmes de fidélité

Vous gérez librement les programmes de fidélité associés à votre compte (compagnies aériennes et hôtels) depuis votre espace compte. Les numéros que vous enregistrez sont chiffrés au repos via pgcrypto et utilisés uniquement pour les associer automatiquement à vos recherches Duffel — pour conserver vos miles et points. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer un programme à tout moment. Le détail technique (sous-traitant Duffel UK, durée de conservation, mesures de sécurité) est décrit dans la Politique de confidentialité §11.

10.7 Justificatifs photo des notes de frais

Lorsque vous saisissez une note de frais pendant un voyage, vous avez la faculté de joindre une photographie du justificatif (ticket de restaurant, facture d’hôtel, billet de taxi, etc.). Cette photographie est stockée sur l’espace de stockage sécurisé Supabase pour la seule durée du voyage et jusqu’à l’émission de votre facture finale TripTy.

Politique de rétention : à l’émission de la facture finale par TripTy (document numéroté F-AAAA-XXXX et transmis par e-mail), l’ensemble des photographies de justificatifs liées au voyage concerné est supprimé de manière irréversible de notre espace de stockage. Cette suppression intervient automatiquement dans la même transaction que l’émission de la facture finale.

Justification de cette politique courte : TripTy n’agit pas comme tiers payeur de vos dépenses personnelles (TripTy ne met pas à votre disposition de carte bancaire d’entreprise). Conformément à l’article 5.1.e du RGPD (limitation de la conservation), TripTy ne conserve pas vos photographies au-delà de la finalité qui a justifié leur collecte (validation interne de la note par votre concierge TripTy). La conservation de vos justificatifs pendant le délai légal de prescription comptable (7 ou 10 ans selon la nature de la pièce) demeure votre responsabilité, en accord avec votre comptable.

Pour vous permettre de conserver vos justificatifs, votre tableau de bord TripTy vous propose à tout moment, et jusqu’à l’émission de la facture finale, de télécharger l’ensemble de vos photographies sous forme d’archive ZIP. TripTy vous adresse également un rappel par e-mail 48 heures avant la suppression effective.

Jusqu’au déploiement complet de l’archive ZIP en libre-service, prévu pour le troisième trimestre 2026, vous pouvez à tout moment demander à TripTy la transmission de l’ensemble de vos photographies par e-mail à maya@tripty.be. TripTy s’engage à y donner suite dans un délai de 5 jours ouvrés.

Si TripTy introduit dans le futur une carte bancaire d’entreprise (TripTy devenant alors tiers payeur), cette politique sera révisée pour inclure une conservation des justificatifs pendant 10 ans, conformément à l’article 60 § 4 du Code TVA. Vous serez informé de cette évolution par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, conformément à l’article 14 ci-dessous.

Les données structurées de chaque note de frais (date, montant, catégorie, fournisseur, moyen de paiement, ventilation pro/privée) sont quant à elles conservées dans votre Dossier Voyage pendant 10 ans, conformément à l’article 60 § 4 du Code TVA (délai fiscal, plus strict que le délai comptable de 7 ans de l’article III.86 du Code de droit économique). Ces données structurées sont reprises dans l’annexe comptable de votre facture finale, transmissible à votre comptable.

11 — Limitation de responsabilité

11.1 Exclusion de responsabilité fiscale

TripTy ne peut être tenu responsable d’un redressement fiscal, d’une réintégration de frais ou de toute sanction fiscale décidée par l’administration, la validation finale de la déductibilité des frais incombant au client et à son comptable.

11.2 Responsabilité organisateur de forfait

En sa qualité d’organisateur de forfait, TripTy est responsable de la bonne exécution de l’ensemble des services compris dans le contrat de voyage, indépendamment du fait que ces services soient exécutés par TripTy ou par d’autres prestataires, conformément à l’article 29 de la loi du 21 novembre 2017.

En cas de non-conformité, le client signale sans délai la défaillance à TripTy, qui traite la réclamation et assure, le cas échéant, l’application d’une solution alternative appropriée ou d’une réduction de prix. TripTy dispose ensuite d’un droit de recours contre le fournisseur défaillant. Cette clause est d’ordre public et ne peut être écartée par contrat lorsque la loi du 21 novembre 2017 s’applique.

11.3 Limitation générale

Pour les dommages autres que corporels, la responsabilité contractuelle de TripTyMizer SRL est limitée à trois (3) fois le prix total TTC du forfait concerné, conformément au plancher légal de l’article 32 § 2 de la loi du 21 novembre 2017. Cette limitation ne s’applique pas : aux dommages corporels ; aux dommages causés intentionnellement ou par faute lourde ; lorsque la loi interdit une telle limitation. TripTyMizer SRL dispose de deux polices d’assurance MSIG Europe distinctes : la police de garantie d’insolvabilité LXX050365 (art. 54 loi 21/11/2017, mentionnée à l’article 01) et la police de responsabilité civile professionnelle LXX049281 couvrant le plafond de responsabilité prévu au présent article. Attestations sur demande à info@tripty.be.

11.4 Exclusion de dommages indirects

Sous réserve des dispositions 11.2 et 11.3 ci-dessus, le Prestataire n’est pas responsable des dommages indirects, pertes de données, pertes de profits, manques à gagner, préjudices commerciaux ou de tout autre dommage consécutif.

12 — Force majeure et suspension

TripTyMizer SRL ne saurait être tenu responsable d’un manquement ou retard dans l’exécution de ses obligations résultant d’un cas de force majeure, entendu comme tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur aux parties, tel que (liste non exhaustive) : pandémies, guerres, catastrophes naturelles, pannes réseau majeures, grèves générales, décisions administratives ou gouvernementales.

En cas de force majeure durable (supérieure à trente (30) jours), chaque partie pourra résilier le contrat sans indemnité ni préavis.

13 — Propriété intellectuelle

Tous les éléments de la Plateforme TripTy (textes, logos, visuels, algorithmes, codes sources, interfaces, bases de données) sont protégés par le droit d’auteur, le droit des marques et tout autre droit de propriété intellectuelle. Ils sont la propriété exclusive de TripTyMizer SRL ou de ses concédants.

Toute reproduction, représentation, diffusion, modification, adaptation ou utilisation non autorisée, totale ou partielle, de ces éléments est strictement interdite et est constitutive de contrefaçon, sauf autorisation expresse et écrite de TripTyMizer SRL.

14 — Modification des CGU/CGV

TripTyMizer SRL se réserve le droit de modifier les présentes CGU/CGV à tout moment. Les modifications entreront en vigueur dès leur publication sur la Plateforme, avec indication de la date de dernière mise à jour. Les contrats de voyage déjà conclus restent régis par les CGU/CGV en vigueur à leur date d’acceptation, conformément au principe de non-rétroactivité. Les clients disposant d’un compte actif sont informés par e-mail ou via une notification sur la Plateforme.

15 — Loi applicable et juridiction compétente

15.1 Loi applicable

Les présentes CGU/CGV sont régies par le droit belge, sous réserve des dispositions impératives du droit européen applicable.

15.2 Réclamations et résolution amiable des litiges

En cas de litige ou de réclamation, le client est invité à contacter TripTy par e-mail à info@tripty.be. TripTy s’engage à examiner toute réclamation avec diligence et à tenter de trouver une solution amiable dans les meilleurs délais.

15.3 Juridiction compétente

À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à la validité, l’interprétation, l’exécution ou la résiliation des présentes CGU/CGV relèvera de la compétence exclusive des tribunaux de Liège (Belgique).

15.4 Langue du contrat

Les présentes CGU/CGV sont rédigées en langue française. En acceptant les présentes, le client déclare en maîtriser la langue. Une version en langue néerlandaise est mise à disposition dès sa publication officielle ; en cas de divergence d’interprétation, la version française prévaudra pour les contrats conclus antérieurement à la publication de la version néerlandaise.

15 bis — Partenaire comptable agréé

15 bis.1 Périmètre de la mission partenaire

Les cabinets comptables agréés (ITAA) inscrits au programme partenaire TripTy et liés au client final par un lien de parrainage actif accèdent, via leur tableau de bord partenaire, aux documents produits par TripTy pour ce client : devis, devis accepté, facture finale et Dossier Voyage auditable. Cet accès est strictement limité à l’exécution de la mission comptable du partenaire (loi du 17 mars 2019 relative aux professions d’expert-comptable et de conseiller fiscal (loi ITAA), art. III.82 à III.86 du Code de droit économique).

15 bis.2 Limitation de finalité

Conformément à l’art. 5.1.b RGPD, les données des clients référés communiquées au partenaire ne peuvent être utilisées que pour la tenue de la comptabilité, la préparation des déclarations fiscales et la réponse à une éventuelle réquisition de l’administration fiscale. Toute réutilisation à d’autres fins (prospection, profilage, transmission à un tiers non lié à la mission) est interdite.

15 bis.3 Preuve technique de signature

« La preuve technique de signature (hash, IP tronquée, user-agent) reste conservée par TripTy pendant 10 ans conformément à l’article 60 § 4 du Code TVA (délai porté à 10 ans par la loi du 20 novembre 2022). Le partenaire comptable y accède sur demande motivée dans le cadre d’une mission comptable ou d’un contrôle fiscal. »

La demande est adressée par le partenaire au client propriétaire du dossier. Après accord explicite de ce dernier, TripTy libère la preuve sous 8 jours ouvrables, via l’espace client. Chaque release est journalisée (utilisateur, document, horodatage) et conservée 10 ans au titre de la traçabilité (art. 2262bis Code civil).

15 bis.4 Engagements du partenaire

• Respecter le secret professionnel applicable aux experts-comptables et conseillers fiscaux agréés (art. 50 de la loi du 17 mars 2019 (loi ITAA), art. 458 Code pénal par renvoi).
• Ne pas réutiliser les données de ses clients référés hors du cadre strict de la mission comptable.
• Ne pas partager ses identifiants d’accès à la plateforme et signaler sans délai toute suspicion d’accès non autorisé.
• Prendre acte que chaque consultation d’un document client est journalisée par TripTy pour des raisons d’accountability (art. 5.2 RGPD).
• Respecter les règles déontologiques de l’ITAA applicables aux experts-comptables et conseillers fiscaux en Belgique.

15 bis.5 Entrée en vigueur

La présente section et le retrait du partage par défaut de la preuve technique de signature entrent en vigueur le 22 juin 2026. Les partenaires actifs à cette date sont informés par e-mail 30 jours avant la bascule et une bannière d’information s’affiche dans leur tableau de bord pendant les 14 derniers jours de transition. Les contrats de voyage déjà conclus restent régis par les CGU/CGV en vigueur à leur date d’acceptation.

16 — Acceptation

L’utilisation des services TripTy, la création d’un compte ou la validation d’une commande impliquent l’acceptation pleine et entière des présentes CGU/CGV.