Conditions générales d’utilisation et de vente (CGU/CGV) — TripTy

Préambule

Les présentes Conditions générales d’utilisation et de vente (ci-après les « CGU/CGV ») régissent l’accès et l’utilisation de la plateforme numérique TripTy (ci-après la « Plateforme »), éditée par TripTyMizer SRL, ainsi que la commande des services qui y sont proposés. Elles définissent les droits et obligations des parties dans le cadre de l’utilisation des services de TripTyMizer SRL.

L’accès à la Plateforme et l’utilisation des services impliquent l’acceptation pleine et entière, sans réserve, des présentes CGU/CGV par l’utilisateur. En validant son inscription, en créant un compte ou en effectuant une commande de services, l’utilisateur reconnaît avoir lu, compris et accepté l’intégralité des présentes CGU/CGV.

01 — Éditeur du service

TripTyMizer SRL
Rue Franco Rasetti 50, 4300 Waremme — Belgique
Numéro d’entreprise / TVA : BE1021.753.656
RPM Liège
E-mail : info@tripty.be
Garantie insolvabilité : MSIG Europe, Police LXX050365 (art. 54 loi 21/11/2017).
(ci-après « le Prestataire » ou « TripTy »)

02 — Objet et statut de TripTy

02.1 Objet des services

Les présentes CGU/CGV définissent les conditions dans lesquelles les utilisateurs professionnels peuvent commander auprès de TripTy des forfaits de voyage professionnels combinant plusieurs prestations (transport, hébergement, événements, conciergerie), ainsi que les services administratifs associés (Dossier Voyage auditable, ventilation pro et privée, note de mission).

02.2 Statut de TripTy

TripTy organise et commercialise, en son nom propre, des forfaits de voyage professionnels combinant plusieurs prestations. À ce titre, TripTy a la qualité d’agence de voyages au sens de l’article 1er, § 7 du Code TVA belge et la qualité d’organisateur au sens de l’article 2, 8° de la loi du 21 novembre 2017 relative à la vente de voyages à forfait, de prestations de voyage liées et de services de voyage.

Les présentes CGU/CGV transposent, dans le cadre des prestations B2B aux professionnels, les obligations applicables aux organisateurs de voyages à forfait issues de la loi du 21 novembre 2017. Le caractère exclusivement professionnel (B2B) du service est une condition de son offre. Les exceptions prévues à l’article 4, 3° de cette loi (convention générale conclue à des fins de voyages d’affaires) sont examinées au cas par cas.

Sauf convention générale écrite conclue avec votre société pour l’organisation de ses voyages d’affaires, au sens de l’article 4, 3° de cette loi, la loi du 21 novembre 2017 s’applique à vos contrats de voyage. Une telle convention ferait l’objet d’un document distinct, signé par les deux parties.

02.3 Nature du contrat

Le contrat de voyage est conclu entre le client professionnel et TripTyMizer SRL. TripTy contracte en son nom et pour son compte avec les fournisseurs (compagnies aériennes via Duffel, hôteliers via Booking.com et canaux directs, organisateurs d’événements, prestataires de transfert). Les conditions des fournisseurs sont opposables au client via l’article 07 ci-après, mais le client ne dispose pas de relation contractuelle directe avec ces fournisseurs.

03 — Services proposés

Les services proposés par TripTy incluent :

• l’organisation et la réservation de voyages professionnels (vols, hôtels, événements, transferts) ;
• la ventilation des frais de chaque voyage entre part professionnelle et part privée, dont le traitement fiscal relève du client et de son comptable ;
• la génération du Dossier Voyage auditable (sommaire, ventilation, justificatifs annexés, note de mission) ;
• l’accompagnement par un concierge TripTy pour chaque voyage.

Le prix du forfait voyage est un prix total TTC, fixé par TripTy sur la base des composantes du voyage (transport, hébergement, événements, conciergerie) et d’une marge TripTy intégrée au prix total. La marge TripTy est intégrée au prix total du forfait et n’est pas communiquée poste par poste au client. La TVA belge au taux de 21 % est calculée et perçue par TripTy sur sa marge, conformément à l’article 29 § 2 du Code TVA (taxation sur la marge), à l’article 35, alinéa 2 du Code TVA et à l’arrêté royal n° 35 du 28/12/1999 (base forfaitaire d’imposition de la marge). La ventilation interne entre coûts fournisseurs et marge n’est pas communiquée au client sur la facture. Cette information n’a pas de valeur fiscale pour le client.

03.2 — Frais de dossier TripTy

Le prix du forfait inclut des frais de dossier TripTy destinés à couvrir la production du Dossier Voyage, la ventilation pro/privée et l’accompagnement concierge. Ces frais suivent une grille dégressive par palier, calculée sur le panier voyage hors frais de dossier (prix des prestations tout compris, marge TripTy intégrée) : 49 € pour un panier inférieur à 1 500 €, 79 € pour un panier de 1 500 € à moins de 2 500 €, 99 € pour un panier de 2 500 € à moins de 5 000 €, et 149 € pour un panier de 5 000 € ou plus. Le montant applicable est affiché au client dans le devis, en ligne distincte libellée « Frais de dossier TripTy », avant toute validation et avant tout paiement. Les frais de dossier TripTy rémunèrent la préparation du dossier. Ils ne sont pas remboursables, notamment en cas de report, de résiliation par vous ou de refus d’un complément de prix. Ils vous sont remboursés seulement dans les cas de l’article 07.3.9. Ce montant est intégré au prix total TTC du forfait et suit le régime particulier des agences de voyages visé à l’article 1er § 7 et à l’article 29 § 2 du Code TVA. La grille peut être ajustée pour les devis futurs ; toute modification est publiée sur tripty.be et s’applique uniquement aux voyages dont le devis est émis postérieurement à l’entrée en vigueur de la nouvelle grille, les voyages déjà confirmés restant régis par la grille figurant sur leur devis validé.

Les services de TripTy sont réservés exclusivement aux clients professionnels (B2B) titulaires d’un numéro de TVA valide.

03.3 Validité du devis et prix ferme

Le devis indique le prix de chaque prestation à sa date d’émission et la date jusqu’à laquelle il peut être accepté. Si un fournisseur modifie son prix avant la conclusion du contrat (article 04.2), TripTy vous adresse un devis mis à jour, que vous êtes libre d’accepter ou non ; si votre paiement nous parvient après cette modification, nous vous le restituons intégralement sur simple demande de votre part, sans frais. Une fois le contrat conclu, le prix total du forfait est ferme : aucune majoration n’est appliquée, quelle qu’en soit la cause.

03 bis — Régime TVA applicable

Le forfait voyage organisé par TripTy relève du régime particulier des agences de voyages, prévu à l’article 1er § 7 et à l’article 29 § 2 du Code TVA belge (principe de taxation sur la marge), ainsi qu’à l’article 35, alinéa 2 du Code TVA et à l’arrêté royal n° 35 du 28 décembre 1999 (base forfaitaire d’imposition de la marge). La TVA belge au taux de 21 % est calculée par TripTy sur la marge bénéficiaire, définie comme la différence entre le prix total HT payé par le client et le coût effectivement supporté par TripTy pour les livraisons de biens et prestations de services fournies par des tiers au profit direct du voyageur (art. 1er AR n° 35 du 28/12/1999, transposition art. 308 Directive 2006/112/CE). Cette marge n’est pas ventilée sur la facture adressée au client.

En conséquence, le client ne peut pas récupérer la TVA grevant les composantes hôtel, transport, transferts et autres services tiers inclus dans le forfait (article 45 § 4 du Code TVA). Le coût total TTC du forfait reste néanmoins déductible en tant que charge professionnelle dans les conditions de l’article 49 du Code des impôts sur les revenus 1992.

Lorsque le forfait comporte des prestations exécutées en dehors de l’Union européenne, la marge correspondante est exemptée de TVA belge en application de l’article 41 § 2bis du Code TVA. La ventilation entre marge taxable et marge exemptée est effectuée par TripTy au prorata des coûts des prestations exécutées, selon le cas, à l’intérieur ou en dehors de l’Union européenne, conformément à la circulaire administrative 2020/C/44 du 25 mars 2020.

Ce régime est également connu sous la dénomination « TOMS » (Travel Operator Margin Scheme), transposition des articles 306 à 310 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006.

Le devis émis par TripTy reprend le prix total TTC du forfait sans détailler la ventilation entre la marge taxable et la marge exemptée, conformément à la pratique sectorielle sous régime particulier des agences de voyages. Le détail du régime fiscal applicable au forfait (TVA sur marge, exemption hors UE, non-récupérabilité côté client) figure dans le présent article. La mention obligatoire prévue à l’article 5 § 1er, 10° bis de l’arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992 (« Régime particulier - agences de voyages ») apparaît sur chaque facture émise par TripTyMizer SRL, facture d’acompte comme facture définitive (article 07.5).

04 — Modalités d’inscription et de conclusion du contrat

04.1 Inscription et commande

L’inscription à la Plateforme et la commande des services s’effectuent en ligne via l’interface dédiée de TripTy. L’inscription requiert la communication d’un numéro de TVA valide et d’un numéro BCE.

04.2 Conclusion du contrat

Le contrat de voyage est conclu électroniquement lorsque vous avez accepté le devis et que son prix a été réglé en entier, par paiement bancaire, au moyen de bons à valoir ou des deux. L’acceptation du devis vaut accusé de réception de la fiche d’information standardisée prévue à l’article 04 bis.

Le paiement ne déclenche pas la réservation. TripTy n’engage aucune prestation auprès des fournisseurs avant votre autorisation, donnée dans votre espace client après le paiement, selon l’article 07.3.

La personne qui accepte un devis le fait au nom et pour le compte du client professionnel identifié par son numéro d’entreprise. Elle déclare être habilitée à l’engager, en qualité d’entrepreneur en personne physique, d’administrateur ou de mandataire dûment autorisé. À défaut de pouvoir, elle reste personnellement tenue des engagements découlant du devis accepté, sans préjudice de la ratification par le client.

04.3 Acceptation des CGU/CGV

La validation électronique par le client (case à cocher « J’accepte les CGU/CGV » ou clic sur un bouton « Confirmer ») manifeste l’acceptation pleine et entière des présentes conditions. Cette validation vaut signature électronique simple au sens du règlement (UE) n°910/2014 (eIDAS) et de l’article 8.1 du Livre 8 du Code civil, et reconnaissance de l’applicabilité des CGU/CGV en vigueur à la date de la validation. Une copie téléchargeable des CGU/CGV est disponible sur le site de TripTy.

Avant la signature d’un premier devis, une personne habilitée accepte les présentes CGU/CGV au nom de la société cliente. Cette acceptation vaut pour tous les devis de la société tant que la version acceptée est en vigueur. Elle est enregistrée avec la version et la date des CGU/CGV, la date et l’heure de l’acceptation, le nom et la fonction de la personne qui accepte, le numéro de TVA de la société et l’adresse IP tronquée de cette personne. À chaque nouvelle version, la société accepte la nouvelle version selon les mêmes modalités avant de signer un nouveau devis.

04 bis — Fiche d’information standardisée précontractuelle

Avant la conclusion de tout contrat de voyage à forfait, TripTy communique au client une fiche d’information standardisée conforme au formulaire de l’annexe I prévu à l’article 5 de la loi du 21 novembre 2017. Cette fiche précise notamment la nature forfaitaire du voyage, l’identité de l’organisateur (TripTyMizer SRL), la garantie financière en cas d’insolvabilité, les droits du client en cas de modification ou d’annulation, et la coordination des recours en cas de défaillance d’un fournisseur.

TripTy vous communique la fiche d’information standardisée par e-mail au format PDF, préalablement à l’acceptation du devis. Vous pouvez à tout moment demander copie via info@tripty.be.

L’acceptation du devis par le client vaut accusé de réception de cette fiche.

05 — Public concerné

Les services de TripTy s’adressent prioritairement aux indépendants, sociétés et PME établis en Belgique. Ils restent néanmoins accessibles à tout utilisateur professionnel basé dans un pays où la fourniture de ces services est légalement permise et où TripTy est en mesure de les offrir.

06 — Responsabilités fiscales

06.1 Responsabilité de l’utilisateur

La validation finale de toute déduction fiscale incombe exclusivement au client et à son comptable. L’utilisateur est seul responsable de l’exactitude des informations fournies et de la conformité de ses déclarations fiscales.

06.2 Nature de l’outil TripTy

TripTy fournit un outil d’organisation de voyage et de documentation fiscale, sans garantir la déductibilité de chaque dépense ou la validation fiscale des ventilations proposées. L’outil est une aide à la décision et à la préparation, mais ne se substitue en aucun cas à un avis fiscal professionnel ou à la vérification par les autorités compétentes.

06.3 Principes de déductibilité

Dans le cadre d’un déplacement mixte (professionnel et privé), seules les dépenses et journées strictement professionnelles sont susceptibles d’être déduites au titre de ce déplacement. Le traitement fiscal de toute part privée prise en charge par l’entreprise relève d’elle et de son comptable ; TripTy documente cette part sans se prononcer sur ce traitement.

06.4 Engagement de bonne foi

Le client s’engage à utiliser la Plateforme TripTy de bonne foi et à ne pas l’utiliser pour faire passer des dépenses personnelles en frais professionnels de manière abusive.

06.5 Note de mission rédigée par le client

La Plateforme permet au client de rédiger ou de modifier lui-même le texte de la note de mission rattachée à un voyage, tant que le dossier voyage correspondant n’a pas été clôturé. Passé ce stade, la note de mission est figée et ne peut plus être modifiée.

Lorsque le client rédige ou modifie ce texte, il en est l’auteur et assume seul la responsabilité de l’exactitude et de la véracité de l’objet du voyage qui y est décrit. TripTy assure uniquement la mise en forme, la structuration et l’intégration des données objectives du voyage (dates, code d’activité, montants), sans se prononcer sur la véracité du contenu rédigé par le client.

En conséquence, TripTy ne peut être tenue responsable du contenu d’une note de mission rédigée ou modifiée par le client, ni des conséquences fiscales qui en découlent. Cette répartition des responsabilités est matérialisée, au moment de l’enregistrement, par une confirmation expresse du client (case à cocher horodatée et conservée à titre de preuve), et rappelée sur le document lui-même par une mention identifiant l’auteur et la date de rédaction.

Lorsque la note de mission n’a pas été modifiée par le client, elle est pré-rédigée par TripTy à partir des seules informations communiquées par le client, qui demeure responsable de l’exactitude de ces informations conformément à l’article 06.1.

06 bis — Outil de documentation fiscale assisté par intelligence artificielle

06 bis.1 État du service

Les versions précédentes des présentes conditions décrivaient un outil de documentation fiscale assisté par intelligence artificielle. Cet outil n’est pas en service. Il ne produit aucune analyse de vos voyages et ne transmet aucune donnée à un prestataire d’intelligence artificielle. Les services décrits à l’article 03 vous sont fournis sans lui.

Avant toute mise en service de cet outil, TripTy modifiera le présent article et vous en informera comme le prévoit l’article 14.

06 bis.2 Pas de conseil fiscal au sens de la loi belge

TripTy n’est pas un cabinet d’expertise comptable, n’est pas un cabinet de conseil fiscal, et ne fournit pas de conseil fiscal au sens de la loi belge du 17 mars 2019 relative aux professions d’expert-comptable et de conseiller fiscal (loi ITAA).

Les analyses, recommandations et documents fournis par TripTy ne constituent pas un avis fiscal au sens de la loi belge et ne remplacent pas la consultation d’un expert-comptable agréé ITAA ou d’un conseiller fiscal.

06 bis.3 Intelligence artificielle dans la préparation des devis

Pour préparer certains devis, TripTy utilise un service d’intelligence artificielle. Cet usage est distinct de l’outil visé à l’article 06 bis.1. Les données concernées, le prestataire et vos droits sont décrits à la section 5 bis de notre Politique de confidentialité.

07 — Réservations et paiements

07.1 Modalités de paiement

Les paiements des forfaits voyage sont traités par virement bancaire SEPA, déclenché via un QR code EPC (European Payments Council) joint au devis. Ce QR code, scannable depuis l’application mobile de votre banque belge (Belfius, KBC, BNP Paribas Fortis, ING, Argenta et autres établissements compatibles), pré-remplit le bénéficiaire (TripTyMizer SRL), l’IBAN, le montant et la communication structurée OGM. Vous pouvez également exécuter le virement manuellement à partir des coordonnées bancaires figurant sur le devis.

TripTy peut aussi vous adresser un lien de paiement sécurisé opéré par Stripe. Un devis peut enfin être réglé, en tout ou en partie, au moyen de bons à valoir (article 07.3.5).

07.2 Exigibilité du paiement

Le prix du devis est réglé en entier après son acceptation, au plus tard à la date de paiement indiquée sur le devis. Tant qu’il n’est pas réglé en entier, aucune réservation n’est engagée et aucune facture n’est émise.

07.3 Autorisation de la réservation, bon à valoir et remboursement

07.3.1 Autorisation après paiement. Après le règlement complet du devis, TripTy attend votre autorisation avant de réserver. Vous la donnez dans votre espace client, au plus tard à la date limite indiquée sur le devis, dans l’e-mail qui l’accompagne et dans votre espace. Cette date précède les premières échéances fixées par les fournisseurs. L’autorisation porte sur les prestations et le prix tels qu’ils vous sont présentés au moment où vous la donnez ; TripTy n’engage aucune prestation sans elle. TripTy ne modifie la date limite qu’en vous en informant ; après votre paiement, elle ne peut être avancée qu’avec votre accord écrit.

Le devis indique aussi s’il peut être reporté en bon à valoir. Il ne le peut pas lorsqu’au moins une de ses prestations ne peut être ni annulée ni payée plus tard auprès du fournisseur.

07.3.2 Paiement tardif ou incomplet. Si votre paiement nous parvient après la date limite, ou s’il n’atteint pas le prix du devis, TripTy n’engage aucune réservation. Nous vérifions les conditions des fournisseurs et vous proposons, si elles le permettent, une nouvelle date limite ; une autorisation antérieure ne vaut pas pour des prestations ou un prix modifiés. Si les conditions ne le permettent plus, l’article 07.3 bis s’applique. Un montant payé en trop vous est remboursé sur simple demande.

07.3.3 Report en bon à valoir. Si le devis peut être reporté, vous pouvez choisir, avant la date limite, de garder la somme réglée en bon à valoir au lieu d’autoriser la réservation. Si, à la date limite, vous n’avez ni autorisé la réservation ni choisi le report, le report est effectué après cette date. Dans les deux cas, rien n’est réservé et TripTy retient les frais de dossier TripTy indiqués sur le devis (article 03.2), qui rémunèrent le travail de préparation déjà exécuté. Le bon à valoir est égal à la somme réglée diminuée de ces frais. Si la somme réglée ne dépasse pas ces frais, aucun bon n’est créé et le dossier est clos. TripTy vous confirme le report par e-mail, avec le détail de ce calcul.

Le report ne vous retire aucun droit : le bon reste remboursable selon l’article 07.3.8.

07.3.4 Devis non reportable sans autorisation. Si le devis ne peut pas être reporté et que vous n’avez pas donné votre autorisation à la date limite, TripTy n’engage aucune réservation et ne crée aucun bon d’office. Notre équipe vous contacte pour convenir de la suite : une nouvelle date limite après vérification des conditions des fournisseurs, la résiliation selon l’article 07.3.6 ou, à votre demande écrite, un bon à valoir établi selon cet article.

07.3.5 Utilisation d’un bon à valoir. Le bon à valoir est établi au nom de la société cliente identifiée par son numéro de TVA, qui en est seule titulaire. Il ne peut être ni cédé ni transféré à une autre société. Pendant douze mois à compter de sa création, il peut régler, en tout ou en partie, tout devis TripTy établi au nom de la même société, quelle que soit la destination. Plusieurs bons peuvent régler un même devis ; chacun garde son montant, son solde et son échéance. Vous consultez vos bons dans votre espace client : solde, échéance et mouvements.

Pour utiliser un bon, vous le demandez par écrit, à maya@tripty.be ou depuis la messagerie de votre voyage, en précisant si le voyage est professionnel ou privé. Après la signature du devis, TripTy y affecte le montant du bon : votre espace affiche alors le montant réglé par bon et le reste à payer. Si le bon couvre tout le prix, vous confirmez ce règlement dans votre espace. L’article 07.5 décrit les factures qui en résultent.

Un bon né du report d’un voyage (article 07.3.3) peut aussi régler un voyage que vous déclarez privé, c’est-à-dire organisé pour les besoins privés du voyageur. Ce voyage reste commandé par la société et facturé à son nom. Au moment de cette utilisation, TripTy en informe la société par e-mail, à l’adresse de son compte : numéro et montant du bon, nom du voyageur, date. La même mention figure dans votre espace, sur la page de ce voyage. Le traitement de cet usage privé au sein de la société relève d’elle et de son comptable.

Les montants affectés à un devis lui sont réservés jusqu’à sa date de paiement, même si le bon arrive à échéance entre-temps. Si le devis n’est pas réglé en entier à cette date, ces montants restent bloqués jusqu’à leur libération par notre équipe, sur votre demande écrite ou à la clôture du devis. Ils reviennent alors sur leurs bons d’origine, avec leurs échéances d’origine.

Un bon créé à la suite d’un voyage lui-même réglé par un bon est un nouveau bon, valable douze mois à compter de sa propre création. TripTy peut prolonger la validité d’un bon ; la nouvelle échéance vous est notifiée. Sept jours avant l’échéance d’un bon qui présente encore un solde disponible, TripTy vous adresse un rappel par e-mail. Ce rappel est une information : son absence ne modifie ni l’échéance ni vos droits.

07.3.6 Résiliation par vous. Vous pouvez résilier le contrat à tout moment avant le début du voyage, par écrit, à maya@tripty.be ou depuis la messagerie de votre voyage. Si aucune réservation n’a encore été engagée, TripTy retient les frais de dossier TripTy indiqués sur le devis. Si une réservation l’a été, TripTy retient en outre les frais que les fournisseurs ne remboursent pas, tels qu’ils les ont confirmés. Ces frais de résiliation, au sens de l’article 29 de la loi du 21 novembre 2017, sont limités aux coûts réellement supportés. TripTy vous en communique le détail et les justificatifs avec le décompte, dans les cinq jours ouvrés de votre demande.

Dans votre demande, indiquez si vous souhaitez le remboursement du solde ou son report en bon à valoir. Le remboursement est effectué au plus tard quatorze jours calendaires après votre demande de résiliation (article 32 de la loi du 21 novembre 2017). Si votre demande ne le précise pas, TripTy vous pose la question avec le décompte ; sans réponse de votre part, le solde est placé en bon à valoir, remboursable à tout moment selon l’article 07.3.8. Si les frais retenus égalent la somme réglée, aucun bon n’est créé et le dossier est clos.

Si un fournisseur rembourse plus tard des frais que TripTy a retenus, TripTy vous reverse cette somme, en argent ou sur un bon à valoir, à votre choix.

07.3.7 Annulation d’une partie du voyage. Vous pouvez demander par écrit l’annulation d’une ou plusieurs prestations d’un voyage qui se poursuit. Le prix de chaque prestation annulée, diminué des frais que le fournisseur ne rembourse pas, est placé en bon à valoir. Les frais de dossier TripTy ne sont pas retenus, puisque le voyage continue. Si l’annulation vient du fournisseur ou de TripTy, aucun frais n’est retenu. Ce bon est remboursable selon l’article 07.3.8. Si l’annulation d’une prestation par un fournisseur ou par TripTy modifie de façon significative votre voyage, l’article 07.3.9 s’applique.

07.3.8 Remboursement d’un bon à valoir. La société titulaire peut demander à tout moment le remboursement de tout ou partie du solde d’un bon, avant comme après son échéance. La demande est écrite, adressée à maya@tripty.be ou envoyée depuis la messagerie du voyage par une personne habilitée à représenter la société. Elle indique la référence du bon et le montant demandé. Dès que TripTy valide la demande, ce montant ne peut plus régler un devis.

TripTy rembourse au plus tard quatorze jours calendaires après la réception d’une demande complète, par virement SEPA sur un compte bancaire au nom de la société, ou par la même voie que le paiement d’origine lorsque celui-ci a été fait par lien de paiement Stripe. Un virement sur un autre compte que celui qui a servi au paiement suppose une confirmation écrite d’un administrateur de la société. Le remboursement ne déduit aucun frais déjà retenu à la création du bon.

Après l’échéance, le solde d’un bon ne peut plus régler un devis ; il reste remboursable sur demande, dans les mêmes conditions.

07.3.9 Circonstances exceptionnelles, modification ou annulation par TripTy. Vous pouvez résilier le contrat sans frais et obtenir le remboursement de tous vos paiements, frais de dossier TripTy compris, au plus tard quatorze jours après la résiliation, dans les cas suivants :

• des circonstances exceptionnelles et inévitables, survenant au lieu de destination ou à proximité immédiate, ont des conséquences importantes sur l’exécution du voyage ou sur le transport vers la destination (article 30 de la loi du 21 novembre 2017) ;
• TripTy doit modifier de façon significative une caractéristique principale du voyage, ou un fournisseur ne peut plus fournir une prestation aux conditions du devis (articles 25 à 28 de cette loi, article 07.3 bis).

Lorsque TripTy résilie le contrat dans les cas prévus à l’article 31 de cette loi, TripTy vous rembourse dans le même délai tous vos paiements, frais de dossier compris. Dans ces situations, un bon à valoir ne remplace le remboursement que si vous le demandez expressément par écrit.

07.3.10 Droits légaux. Le présent article s’applique sans préjudice des droits que vous confère la loi du 21 novembre 2017, auxquels vous ne pouvez pas renoncer (article 75 de cette loi). En cas de contradiction, la loi l’emporte.

07.3 bis Prestation devenue indisponible

Si, après la conclusion du contrat, une prestation comprise dans le forfait ne peut plus être réservée aux conditions du devis, TripTy vous propose sans frais une prestation équivalente. Vous pouvez l’accepter ou résilier le contrat sans frais ; dans ce cas, TripTy vous rembourse l’intégralité des paiements effectués au plus tard quatorze jours après la résiliation (articles 25 à 28 de la loi du 21 novembre 2017).

07.3 ter Complément de prix

Si, au moment de réserver, le prix d’une prestation a augmenté chez le fournisseur, TripTy ne réserve pas cette prestation et ne vous facture aucune hausse d’office. Nous vous proposons un complément de prix, qui indique les prestations concernées, le motif, le montant, le nouveau total et la date jusqu’à laquelle la proposition est valable. Vous êtes libre de l’accepter ou de la refuser.

Si vous l’acceptez expressément, vous le réglez par paiement ou au moyen d’un bon à valoir avant tout engagement qui en dépend. Il fait l’objet d’une facture distincte (article 07.5) ; la facture initiale reste inchangée.

Si vous le refusez, TripTy vous propose une prestation équivalente au prix convenu ou vous pouvez résilier le contrat sans autres frais que les frais de dossier TripTy. Si vous ne l’avez pas accepté expressément à la date indiquée, le contrat prend fin. Dans ces deux cas, TripTy vous rembourse vos paiements, à l’exception des frais de dossier TripTy (article 03.2), au plus tard quatorze jours après la fin du contrat ; à votre demande écrite, cette somme est placée en bon à valoir. Les frais de dossier vous sont toutefois remboursés si le complément résulte d’une situation visée à l’article 07.3.9.

07.4 Modification du voyage à la demande du client

Toute demande de modification de votre voyage après acceptation du devis (changement de nom passager, modification de dates de séjour, ajout ou suppression d’une nuit, ajout d’un poste, changement de classe de transport) doit être adressée par écrit à maya@tripty.be. TripTy examine la faisabilité de la modification auprès des fournisseurs sous-jacents et vous communique, dans un délai de 3 jours ouvrés, un devis complémentaire détaillant :

• les coûts additionnels facturés par les fournisseurs (modification de billet aérien, annulation et nouvelle réservation hôtelière, etc.) ;
• les frais d’administration TripTy pour le traitement de la modification (généralement 29 EUR TTC, ajustables selon la complexité) ;
• l’éventuelle somme qui vous revient si la modification réduit le coût total du voyage, versée selon l’article 07.3.7.

La modification n’est effective qu’après acceptation écrite par vous du devis complémentaire et règlement du solde additionnel le cas échéant. Certaines modifications peuvent s’avérer impossibles (par exemple : un changement de nom sur une réservation Booking.com nominative impose l’annulation et la recréation de la réservation, avec les frais associés). Dans cette hypothèse, TripTy met en œuvre ses meilleurs efforts pour vous proposer une solution alternative parmi les fournisseurs partenaires de la plateforme (Duffel pour le transport, Booking.com et canaux directs pour l’hébergement) et vous laisse libre d’arbitrer. TripTy n’a pas l’obligation de comparer son offre à l’ensemble des fournisseurs disponibles sur le marché. Le client reconnaît que TripTy contracte avec un ensemble fini de fournisseurs partenaires, listés dans la fiche d’information standardisée prévue à l’article 04 bis.

TripTy ne saurait être tenu responsable des refus opposés par les fournisseurs sous-jacents (compagnies aériennes via Duffel, hôteliers via Booking.com et canaux directs, organisateurs d’événements, prestataires de transfert) à une demande de modification du voyage, dès lors que ces refus résultent de l’application des conditions générales des fournisseurs ou de la nature non modifiable de la prestation initialement réservée. Les conditions des fournisseurs sont opposables au client conformément à l’article 02.3 ci-dessus et lui ont été communiquées dans le devis.

07.5 Factures

Les factures sont établies et émises par TripTyMizer SRL, agence de voyages, sous le régime particulier de la marge bénéficiaire des agences de voyages (article 1er, § 7 et article 29, § 2 du Code TVA belge, arrêté royal n° 35 du 28 décembre 1999). La part de marge afférente aux prestations exécutées hors de l’Union européenne est exonérée en application de l’article 41, § 2bis du Code TVA. Elles vous sont transmises par le système de facturation électronique de TripTyMizer SRL, conformément aux obligations belges de facturation électronique structurée (format Peppol BIS, réseau Peppol).

Facture d’acompte. Chaque devis réglé en entier, y compris un devis complémentaire ou un complément de prix, donne lieu à une facture d’acompte, émise après la réception complète du paiement. Elle porte la mention « Acompte sur dossier voyage » suivie de la référence du devis. Le mot « acompte » désigne le paiement anticipé du prix d’un voyage qui n’a pas encore eu lieu. Il ne fait pas de ce paiement des arrhes et ne vous ouvre aucune faculté de dédit autre que celles de l’article 07.3. Dans le parcours courant, la facturation se déclenche au règlement complet du devis. Les encaissements partiels qui franchissent une fin de mois sont traités manuellement pour respecter le délai légal de facturation.

Facture définitive. À la clôture du dossier, après le voyage, TripTy émet une facture définitive. Elle reprend le prix total du voyage et déduit chaque facture d’acompte, désignée par son numéro et sa date. Lorsque tout a été réglé d’avance, le montant restant dû est nul. Un dossier reporté en bon à valoir reçoit lui aussi, à sa clôture, une facture définitive. Elle reprend la somme réglée, y compris la part placée en bon à valoir : cette part ne correspond à aucune prestation fournie et reste remboursable selon l’article 07.3.8. Un dossier arrêté reçoit, à sa clôture, une facture définitive qui reprend les montants retenus.

Devis réglé par bon à valoir. Lorsqu’un ou plusieurs bons règlent un devis, les factures dépendent de l’usage indiqué dans votre demande (article 07.3.5). Cet usage vaut pour tout le devis :

• voyage professionnel : TripTy établit une note de crédit sur la facture d’origine pour la part utilisée, puis une facture d’acompte du devis entier ;
• voyage professionnel réglé par un bon né de l’annulation d’une partie d’un voyage (article 07.3.7), si vous le préférez : la facture d’origine est conservée et sera déduite de la facture définitive du nouveau voyage ; seule la part que vous payez en plus des bons donne lieu à une facture d’acompte ;
• voyage privé (article 07.3.5) : la facture d’origine est conservée ; la facture définitive du nouveau voyage reprend la part réglée par bon comme déjà facturée, et seule la part que vous payez en plus du bon donne lieu à une facture d’acompte.

TripTy vous signale la première option lorsque la destination ou le montant du nouveau voyage diffère du voyage d’origine. Le choix vous appartient ; votre comptable peut vous en indiquer les effets pour votre société. Les pièces liées à ce choix sont émises une fois le devis réglé en entier. Lorsque la réglementation impose une pièce que votre choix ne prévoit pas, notamment si le nouveau voyage change de zone géographique ou de prix, TripTy l’émet en plus.

Remboursement. Un remboursement, total ou partiel, donne lieu à une note de crédit sur la facture concernée. Le report ou la résiliation d’un voyage ne donne lieu à aucune facture nouvelle au moment où il intervient.

TripTy met aussi à votre disposition, dans votre espace, une référence de dossier et des annexes documentaires (ventilation des dépenses professionnelles et privées, note de mission). Elles ne constituent pas une facture et n’emportent aucune mention fiscale opposable.

08 — Disponibilité et maintenance du service

TripTy s’efforce d’assurer une disponibilité continue et une haute qualité de service. Cependant, le Prestataire ne garantit pas une disponibilité absolue et peut suspendre temporairement le service pour des opérations de mise à jour, de maintenance planifiée ou en cas d’incident technique imprévu.

Le Prestataire met en œuvre des mesures de sécurité conformes aux standards de l’industrie pour protéger la Plateforme et les données des utilisateurs. TripTy ne saurait être tenu responsable d’un accès non autorisé résultant d’une négligence du client (notamment en cas de divulgation du mot de passe, de partage d’accès).

Le client sera informé par e-mail ou via la Plateforme en cas d’interruption planifiée importante des services.

09 — Obligations du client

Le client s’engage à :

• fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de son inscription et de la commande ;
• fournir les données passagers nécessaires à l’émission des billets de transport (nom, prénom, date de naissance, nationalité, numéro de passeport ou carte d’identité) ;
• conserver les justificatifs complémentaires éventuels (convocations, preuves de rendez-vous) relatifs à la dimension professionnelle de ses voyages ;
• utiliser les services TripTy à des fins exclusivement professionnelles et en conformité avec les présentes CGU/CGV et la législation applicable ;
• traiter toute part privée conformément à la législation fiscale, en accord avec son comptable.

10 — Données personnelles (RGPD)

10.1 Traitement des données

TripTyMizer SRL, en tant que responsable du traitement, collecte et traite les données personnelles de ses utilisateurs conformément à sa Politique de confidentialité RGPD, disponible sur tripty.be. Les données collectées comprennent notamment l’identité, les coordonnées, les éléments fiscaux pertinents et les préférences de voyage.

10.2 Bases légales du traitement

Le traitement des données personnelles par TripTyMizer SRL repose sur les bases légales suivantes :

• l’exécution du contrat conclu avec l’utilisateur (pour la fourniture des services et la gestion du forfait voyage) ;
• le respect d’une obligation légale (notamment fiscale et comptable) ;
• l’intérêt légitime de TripTyMizer SRL (amélioration des services, prévention de la fraude, sécurité de la Plateforme), dans le respect des droits et libertés des utilisateurs.

10.3 Durées de conservation

Les données personnelles sont conservées pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée des délais de prescription légale applicables :

• sept (7) ans pour les pièces comptables et documents commerciaux à dimension fiscale, conformément à l’article 60 § 4 du Code TVA (délai fixé par la loi du 18 décembre 2025) et à l’article III.86 du Code de droit économique ;
• sept (7) ans pour les factures émises sous le régime particulier des agences de voyages et les registres TVA associés, conformément à l’article 60 § 4 du Code TVA ;
• sept (7) ans pour la preuve technique de signature électronique du devis, conformément à l’article 60 § 4 du Code TVA ;
• pour les bons à valoir, leurs mouvements et les demandes de remboursement : jusqu’au 31 décembre de la septième année qui suit le dernier mouvement du dossier concerné, conformément à l’article 60 § 4 du Code TVA ; un bon dont le solde n’est pas nul est conservé tant que ce solde subsiste ; les autorisations de réservation et les acceptations des CGU/CGV au nom de la société, avec l’adresse IP tronquée qui les accompagne, suivent la même durée que le dernier dossier auquel elles se rapportent ;
• les durées spécifiques mentionnées à l’article 10.7 pour les justificatifs photo des notes de frais et à l’article 10.6 pour les programmes de fidélité.

Ces durées sont prolongées pendant un contrôle fiscal, un litige ou une réclamation en cours, jusqu’à leur clôture. À l’expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

10.4 Transferts et sous-traitants

Le partage des données est limité aux prestataires tiers strictement nécessaires à l’exécution du forfait voyage. TripTy transmet aux fournisseurs (compagnies aériennes via Duffel, hôteliers via Booking.com, organisateurs d’événements, prestataires de transfert) les données passagers requises pour l’émission des titres de transport et les réservations. La base légale de ces transmissions est l’exécution du contrat de voyage (article 6(1)(b) RGPD). TripTyMizer SRL s’assure que tout transfert de données hors de l’Union européenne est encadré par des garanties appropriées (clauses contractuelles types de la Commission européenne, décision d’adéquation). Une liste des catégories de sous-traitants est détaillée dans la Politique de confidentialité.

10.5 Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD, l’utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition et de portabilité de ses données personnelles. Ces droits peuvent être exercés en envoyant une demande écrite à l’adresse privacy@tripty.be. En cas de réclamation, l’utilisateur a également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (APD) en Belgique.

10.6 Programmes de fidélité

Vous gérez librement les programmes de fidélité associés à votre compte (compagnies aériennes et hôtels) depuis votre espace compte. Les numéros que vous enregistrez sont chiffrés au repos via pgcrypto et utilisés uniquement pour les associer automatiquement à vos recherches Duffel — pour conserver vos miles et points. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer un programme à tout moment. Le détail technique (sous-traitant Duffel UK, durée de conservation, mesures de sécurité) est décrit dans la Politique de confidentialité §11.

10.7 Justificatifs photo des notes de frais

Lorsque vous saisissez une note de frais pendant un voyage, vous avez la faculté de joindre une photographie du justificatif (ticket de restaurant, facture d’hôtel, billet de taxi, etc.). Cette photographie est stockée sur l’espace de stockage sécurisé Supabase pour la seule durée du voyage et jusqu’à la clôture de votre dossier voyage.

Politique de rétention : à la clôture de votre dossier voyage, l’ensemble des photographies de justificatifs liées au voyage concerné est supprimé de manière irréversible de notre espace de stockage. Cette suppression intervient automatiquement dans la même transaction que la clôture du dossier.

Justification de cette politique courte : TripTy n’agit pas comme tiers payeur de vos dépenses personnelles (TripTy ne met pas à votre disposition de carte bancaire d’entreprise). Conformément à l’article 5.1.e du RGPD (limitation de la conservation), TripTy ne conserve pas vos photographies au-delà de la finalité qui a justifié leur collecte (validation interne de la note par votre concierge TripTy). La conservation de vos justificatifs pendant le délai légal de conservation comptable et fiscale (7 ans) demeure votre responsabilité, en accord avec votre comptable.

Pour vous permettre de conserver vos justificatifs, votre tableau de bord TripTy vous propose à tout moment, et jusqu’à la clôture de votre dossier, de télécharger l’ensemble de vos photographies sous forme d’archive ZIP. TripTy vous adresse également un rappel par e-mail 48 heures avant la suppression effective.

Jusqu’au déploiement complet de l’archive ZIP en libre-service, prévu pour le troisième trimestre 2026, vous pouvez à tout moment demander à TripTy la transmission de l’ensemble de vos photographies par e-mail à maya@tripty.be. TripTy s’engage à y donner suite dans un délai de 5 jours ouvrés.

Si TripTy introduit dans le futur une carte bancaire d’entreprise (TripTy devenant alors tiers payeur), cette politique sera révisée pour inclure une conservation des justificatifs pendant 7 ans, conformément à l’article 60 § 4 du Code TVA. Vous serez informé de cette évolution par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, conformément à l’article 14 ci-dessous.

Les données structurées de chaque note de frais (date, montant, catégorie, fournisseur, moyen de paiement, ventilation pro/privée) sont quant à elles conservées dans votre Dossier Voyage pendant 7 ans, conformément à l’article 60 § 4 du Code TVA (délai fixé par la loi du 18 décembre 2025) et à l’article III.86 du Code de droit économique. Ces données structurées sont reprises dans les annexes documentaires de votre dossier, transmissibles à votre comptable.

11 — Limitation de responsabilité

11.1 Exclusion de responsabilité fiscale

TripTy ne peut être tenu responsable d’un redressement fiscal, d’une réintégration de frais ou de toute sanction fiscale décidée par l’administration, la validation finale de la déductibilité des frais incombant au client et à son comptable.

11.2 Responsabilité organisateur de forfait

En sa qualité d’organisateur de forfait, TripTy est responsable de la bonne exécution de l’ensemble des services compris dans le contrat de voyage, indépendamment du fait que ces services soient exécutés par TripTy ou par d’autres prestataires, conformément à l’article 33 de la loi du 21 novembre 2017.

En cas de non-conformité, le client signale sans délai la défaillance à TripTy, qui traite la réclamation et assure, le cas échéant, l’application d’une solution alternative appropriée ou d’une réduction de prix. TripTy dispose ensuite d’un droit de recours contre le fournisseur défaillant. Cette clause est d’ordre public et ne peut être écartée par contrat lorsque la loi du 21 novembre 2017 s’applique.

11.3 Limitation générale

Pour les dommages autres que corporels, la responsabilité contractuelle de TripTyMizer SRL est limitée à trois (3) fois le prix total TTC du forfait concerné, conformément au plancher légal de l’article 51, § 3 de la loi du 21 novembre 2017. Cette limitation ne s’applique pas : aux dommages corporels ; aux dommages causés intentionnellement ou par faute lourde ; lorsque la loi interdit une telle limitation. TripTyMizer SRL dispose de deux polices d’assurance MSIG Europe distinctes : la police de garantie d’insolvabilité LXX050365 (art. 54 loi 21/11/2017, mentionnée à l’article 01) et la police de responsabilité civile professionnelle LXX049281 couvrant le plafond de responsabilité prévu au présent article. Attestations sur demande à info@tripty.be.

11.4 Exclusion de dommages indirects

Sous réserve des dispositions 11.2 et 11.3 ci-dessus, le Prestataire n’est pas responsable des dommages indirects, pertes de données, pertes de profits, manques à gagner, préjudices commerciaux ou de tout autre dommage consécutif.

12 — Force majeure et suspension

TripTyMizer SRL ne saurait être tenu responsable d’un manquement ou retard dans l’exécution de ses obligations résultant d’un cas de force majeure, entendu comme tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur aux parties, tel que (liste non exhaustive) : pandémies, guerres, catastrophes naturelles, pannes réseau majeures, grèves générales, décisions administratives ou gouvernementales.

En cas de force majeure durable (supérieure à trente (30) jours), chaque partie pourra résilier le contrat sans indemnité ni préavis.

13 — Propriété intellectuelle

Tous les éléments de la Plateforme TripTy (textes, logos, visuels, algorithmes, codes sources, interfaces, bases de données) sont protégés par le droit d’auteur, le droit des marques et tout autre droit de propriété intellectuelle. Ils sont la propriété exclusive de TripTyMizer SRL ou de ses concédants.

Toute reproduction, représentation, diffusion, modification, adaptation ou utilisation non autorisée, totale ou partielle, de ces éléments est strictement interdite et est constitutive de contrefaçon, sauf autorisation expresse et écrite de TripTyMizer SRL.

14 — Modification des CGU/CGV

TripTyMizer SRL se réserve le droit de modifier les présentes CGU/CGV à tout moment. Les modifications entreront en vigueur dès leur publication sur la Plateforme, avec indication de la date de dernière mise à jour. Les contrats de voyage déjà conclus restent régis par les CGU/CGV en vigueur à leur date d’acceptation, conformément au principe de non-rétroactivité. Les clients disposant d’un compte actif sont informés par e-mail ou via une notification sur la Plateforme.

Avant de signer un nouveau devis, la société accepte la version en vigueur selon l’article 04.3. Un devis accepté sous une version antérieure à la version 2.3.0 ne passe aux règles d’autorisation et de bon à valoir de l’article 07.3 qu’avec votre accord écrit. Une nouvelle version ne réduit jamais les droits attachés à un bon à valoir déjà émis.

15 — Loi applicable et juridiction compétente

15.1 Loi applicable

Les présentes CGU/CGV sont régies par le droit belge, sous réserve des dispositions impératives du droit européen applicable.

15.2 Réclamations et résolution amiable des litiges

En cas de litige ou de réclamation, le client est invité à contacter TripTy par e-mail à info@tripty.be. TripTy s’engage à examiner toute réclamation avec diligence et à tenter de trouver une solution amiable dans les meilleurs délais.

15.3 Juridiction compétente

À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à la validité, l’interprétation, l’exécution ou la résiliation des présentes CGU/CGV relèvera de la compétence exclusive des tribunaux de Liège (Belgique).

15.4 Langue du contrat

Les présentes CGU/CGV sont rédigées en langue française. En acceptant les présentes, le client déclare en maîtriser la langue. Une version en langue néerlandaise est mise à disposition dès sa publication officielle ; en cas de divergence d’interprétation, la version française prévaudra pour les contrats conclus antérieurement à la publication de la version néerlandaise.

15 bis — Partenaire comptable agréé

15 bis.1 Périmètre de la mission partenaire

Les cabinets comptables agréés (ITAA) inscrits au programme partenaire TripTy et liés au client final par un lien de parrainage actif accèdent, via leur tableau de bord partenaire, aux documents produits par TripTy pour ce client : devis, devis accepté, référence de dossier, annexes documentaires et Dossier Voyage auditable. Cet accès est strictement limité à l’exécution de la mission comptable du partenaire (loi du 17 mars 2019 relative aux professions d’expert-comptable et de conseiller fiscal (loi ITAA), art. III.82 à III.86 du Code de droit économique).

15 bis.2 Limitation de finalité

Conformément à l’art. 5.1.b RGPD, les données des clients référés communiquées au partenaire ne peuvent être utilisées que pour la tenue de la comptabilité, la préparation des déclarations fiscales et la réponse à une éventuelle réquisition de l’administration fiscale. Toute réutilisation à d’autres fins (prospection, profilage, transmission à un tiers non lié à la mission) est interdite.

15 bis.3 Preuve technique de signature

« La preuve technique de signature (hash, IP tronquée, user-agent) reste conservée par TripTy pendant 7 ans conformément à l’article 60 § 4 du Code TVA (délai fixé par la loi du 18 décembre 2025). Le partenaire comptable y accède sur demande motivée dans le cadre d’une mission comptable ou d’un contrôle fiscal. »

La demande est adressée par le partenaire au client propriétaire du dossier. Après accord explicite de ce dernier, TripTy libère la preuve sous 8 jours ouvrables, via l’espace client. Chaque libération est journalisée (utilisateur, document, horodatage) et conservée jusqu’au 31 décembre de la septième année qui suit la libération, ou plus longtemps pendant un litige en cours.

15 bis.4 Engagements du partenaire

• Respecter le secret professionnel applicable aux experts-comptables et conseillers fiscaux agréés (art. 50 de la loi du 17 mars 2019 (loi ITAA), art. 458 Code pénal par renvoi).
• Ne pas réutiliser les données de ses clients référés hors du cadre strict de la mission comptable.
• Ne pas partager ses identifiants d’accès à la plateforme et signaler sans délai toute suspicion d’accès non autorisé.
• Prendre acte que chaque consultation d’un document client est journalisée par TripTy pour des raisons d’accountability (art. 5.2 RGPD).
• Respecter les règles déontologiques de l’ITAA applicables aux experts-comptables et conseillers fiscaux en Belgique.

15 bis.5 Entrée en vigueur

La présente section et le retrait du partage par défaut de la preuve technique de signature entrent en vigueur le 22 juin 2026. Les contrats de voyage déjà conclus restent régis par les CGU/CGV en vigueur à leur date d’acceptation.

16 — Acceptation

L’utilisation des services TripTy, la création d’un compte ou la validation d’une commande impliquent l’acceptation pleine et entière des présentes CGU/CGV.