Formalités de voyage d’affaires en 2026 : ESTA, ETA et visas depuis la Belgique

Depuis 2025, un voyage d’affaires à Londres ou à New York ne se prépare plus avec le seul passeport. Les formalités de voyage d’affaires en 2026 pour un Belge tiennent en quatre cas : l’ETA pour le Royaume-Uni (20 £), l’ESTA pour les États-Unis (40,27 USD), l’eTA pour le Canada (7 CAD) et rien du tout pour la Chine jusqu’au 31 décembre 2026, pour un séjour de 30 jours au plus. Ce guide donne les sites officiels, les délais à prévoir, et ce que vous faites de ces frais dans votre comptabilité.

Mention légale — TripTy simplifie votre démarche ; pour une validation fiscale définitive, consultez votre comptable ou conseiller fiscal.

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Pourquoi les formalités ont changé pour les voyageurs belges

Pendant des années, un indépendant belge partait en Europe avec sa carte d’identité et aux États-Unis avec un passeport et un ESTA. Deux choses ont bougé depuis.

Le Royaume-Uni a généralisé son autorisation électronique de voyage, l’ETA, aux citoyens de l’Union européenne. Un rendez-vous client à Londres demande désormais une démarche en ligne, payante, avant le départ. Et la carte d’identité belge n’y suffit plus : elle n’est acceptée que si vous détenez un statut de résident britannique (settled ou pre-settled status).

Aux États-Unis, le prix de l’ESTA a presque doublé. Il était de 21 USD avant la loi fédérale dite HR-1 ; il est de 40,27 USD depuis le 1er janvier 2026, selon l’avis publié au Federal Register le 19 novembre 2025. Une partie de ce montant est désormais indexée chaque année sur l’inflation.

Les montants restent modestes ; le risque tient au calendrier. Une autorisation oubliée se découvre au comptoir d’enregistrement, et le gouvernement britannique précise qu’un voyageur sans ETA ne peut pas monter à bord.

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Le tableau des formalités par destination (septembre 2026)

Pour un séjour d’affaires court, un ressortissant belge doit obtenir avant de partir :

Destination	Formalité	Coût	Validité	Où la demander
Royaume-Uni	ETA (autorisation électronique)	20 £	2 ans ou jusqu’à expiration du passeport, séjours de 6 mois au plus	gov.uk/eta ou application officielle UK ETA
États-Unis	ESTA	40,27 USD	2 ans, entrées multiples, 90 jours par séjour	esta.cbp.dhs.gov
Canada (en avion)	eTA	7 CAD	voir le site officiel	canada.ca
Chine	Aucune, jusqu’au 31/12/2026	0	séjour de 30 jours au plus	—
Espace Schengen et UE	Aucune	0	carte d’identité valable	—

Deux réflexes valent pour toutes les lignes. Premièrement, demandez l’autorisation uniquement sur le site officiel. Les premiers résultats d’un moteur de recherche sont souvent des intermédiaires qui facturent un supplément pour remplir le même formulaire ; le site du gouvernement britannique met lui-même en garde contre les sites qui imitent les services publics. Deuxièmement, vérifiez la situation de votre destination sur les conseils aux voyageurs du SPF Affaires étrangères avant chaque départ : ce tableau date de septembre 2026 et les règles bougent.

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Royaume-Uni : l’ETA, indispensable même pour une réunion d’une journée

Un Belge qui se rend au Royaume-Uni pour un séjour court, y compris pour affaires, a besoin d’un passeport et d’une ETA à 20 £.

Ce que couvre l’ETA

L’ETA permet plusieurs voyages au Royaume-Uni, pour des séjours de six mois au plus à chaque fois, pendant deux ans ou jusqu’à l’expiration du passeport utilisé pour la demande, selon ce qui arrive en premier. Elle couvre le tourisme, les visites familiales et les déplacements d’affaires. Le gouvernement britannique détaille les activités permises sur sa page « Visit the UK on a business trip » : relisez-la si votre mission dépasse la réunion ou la conférence.

Délai à prévoir

Le Home Office indique que la plupart des demandes déposées via l’application officielle reçoivent une décision automatique en quelques minutes. Certaines demandes demandent donc plus de temps : déposez la vôtre dès que le voyage est décidé.

Le piège de la carte d’identité

Si vous avez l’habitude de passer l’Eurostar avec votre carte d’identité, c’est terminé : sauf statut de résident britannique, il vous faut un passeport valide. L’ETA expire d’ailleurs avec le passeport utilisé pour la demande : un nouveau passeport, c’est une nouvelle ETA.

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États-Unis : l’ESTA à 40,27 USD et ses exclusions

Pour un voyage d’affaires de 90 jours au plus, un Belge voyage avec un passeport valide et un ESTA à 40,27 USD, à demander au moins 72 heures avant le départ.

Ce que l’ESTA permet

Selon le SPF Affaires étrangères, l’ESTA vaut deux ans, pour des entrées multiples, et autorise des séjours de 90 jours non prolongeables. Il couvre les activités d’affaires courantes : rendre visite à des clients ou à des fournisseurs, assister à un salon professionnel ou à une conférence scientifique. Si vous prévoyez de participer à un événement américain de fin d’année, notre agenda des événements professionnels de novembre et décembre 2026 indique aussi quand réserver.

Quand l’ESTA ne suffit pas

Un visa reste nécessaire dans plusieurs cas, que le SPF Affaires étrangères liste : si vous comptez travailler sur place, si votre ESTA est refusé, ou si vous avez séjourné en Iran, en Syrie, en Libye, en Somalie, au Yémen, en Irak, en Corée du Nord, au Soudan (depuis le 1er mars 2011) ou à Cuba (depuis le 12 janvier 2021). Pour un consultant qui a accompagné un client dans l’un de ces pays, c’est le point à vérifier en premier, avant même de réserver le vol.

Un détail qui a son importance : si la demande d’ESTA est refusée, une partie des frais reste due. L’avis du Federal Register fixe ce montant à 10,27 USD pour 2026.

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Canada et Chine : les deux cas simples

Au Canada, si vous arrivez en avion, il vous faut une eTA. Le gouvernement canadien l’affiche à 7 CAD, à demander sur canada.ca.

La Chine a prolongé jusqu’au 31 décembre 2026 (minuit, heure de Pékin) son exemption de visa pour 45 pays, dont la Belgique. Elle couvre les séjours de 30 jours au plus pour affaires, tourisme, visite, échanges ou transit, selon l’avis de l’ambassade de Chine en Belgique. Pour un salon à Shanghai ou à Shenzhen cet automne, un passeport valide suffit. Au-delà du 31 décembre 2026, rien n’est acquis : vérifiez avant de réserver un voyage pour 2027. Notre cas pratique d’un séjour professionnel à Shanghai détaille la ventilation d’un voyage de ce type.

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ETIAS et EES : ce qui ne vous concerne pas

Deux sigles européens reviennent souvent dans les recherches des voyageurs belges ; aucun des deux ne vous impose de démarche.

L’EES (Entry/Exit System) enregistre les entrées et sorties des ressortissants hors UE qui viennent pour un court séjour dans l’espace Schengen. Il fonctionne depuis le 12 octobre 2025 et tourne à plein depuis le 10 avril 2026. Il ne s’applique pas à vous en tant que citoyen belge.

ETIAS est l’équivalent européen de l’ESTA : une autorisation à 20 € pour les voyageurs de pays tiers exemptés de visa. Elle n’est pas encore en service, et la Commission européenne annoncera la date de lancement plusieurs mois à l’avance. Elle concernera vos clients ou partenaires étrangers qui viennent vous voir en Europe.

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Frais de formalités : comment les traiter en comptabilité

Une ETA, un ESTA ou un visa payé pour un déplacement professionnel est un frais de voyage comme un autre. La question délicate est l’usage mixte, parce que l’ETA et l’ESTA durent deux ans.

La règle de départ : l’article 49 CIR 92

L’article 49 du Code des impôts sur les revenus 1992 pose deux conditions cumulatives. Le frais doit avoir été fait pour acquérir ou conserver des revenus imposables. Et vous devez en justifier la réalité et le montant par des documents probants. Un ESTA demandé pour rencontrer un client à Boston remplit la première ; le reçu de paiement et le lien avec la mission remplissent la seconde.

Le cas réel : l’ESTA qui sert aussi aux vacances

Vous payez un ESTA pour un salon à Las Vegas en novembre. Six mois plus tard, le même ESTA vous sert pour des vacances en Floride. Le frais a été engagé pour le voyage professionnel, et il n’aurait pas existé sans lui ; mais il profite aussi à un voyage privé.

L’article 49 ne dit rien de ce cas précis, et nous n’allons pas inventer une règle. Deux approches se défendent, et c’est à votre comptable de choisir la vôtre : rattacher le frais en entier au voyage qui l’a déclenché, ou le traiter comme mixte dès l’origine. Ce qui compte, c’est que le choix soit cohérent et documenté. Les principes de preuve sont les mêmes que pour un voyage mixte en SRL : le motif professionnel du voyage déclencheur doit être démontrable.

Le passeport pose la même question avec plus de force : il sert à tous vos voyages, privés compris. Là encore, parlez-en à votre comptable avant de le passer en frais professionnels.

Les pièces à garder

• le reçu de paiement officiel (courriel de confirmation de gov.uk, de la CBP ou de canada.ca) ;
• la preuve du motif du voyage qui a déclenché la demande (invitation, convocation, badge) ;
• pour un visa, la facture du consulat ou du centre de dépôt.

Ces reçus rejoignent la liste de la checklist des justificatifs de voyage professionnel.

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Cas chiffré : un consultant IT entre Londres et Las Vegas

Un consultant indépendant en SRL prévoit en 2026 trois réunions client à Londres et une conférence à Las Vegas, suivie de trois jours de vacances sur place. Il utilisera plus tard le même ESTA pour des vacances familiales.

Poste	Total	Part pro	Part perso	Justification
ETA Royaume-Uni	20 £	20 £	0 £	Demandée pour la première réunion client ; les trois séjours sont professionnels
ESTA États-Unis	40,27 USD	à arbitrer	à arbitrer	Déclenché par la conférence ; réutilisé en vacances — choix du comptable, documenté
Passeport renouvelé	selon la commune	à arbitrer	à arbitrer	Usage mixte permanent

Les montants sont faibles et se perdent facilement. Un reçu d’ESTA arrive dans une boîte mail personnelle, parfois des mois avant le voyage. S’il n’est pas classé avec le reste du dossier du voyage, il disparaît.

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Ce que TripTy gère pour vous

TripTy organise le vol, l’hôtel et la logistique de votre voyage d’affaires sur la base d’un devis que vous validez avant tout achat. La demande d’ETA, d’ESTA ou de visa reste la vôtre : elle se fait à votre nom, sur le site officiel du pays de destination.

En revanche, le reçu de cette démarche ne doit pas rester isolé. Dans TripTy, vous ajoutez vos justificatifs à la fiche du voyage, en photo ou en PDF. Au retour, une fois le voyage clôturé, le Dossier Voyage compile le sommaire, la ventilation ligne par ligne, les justificatifs et la note de mission en un seul PDF. Si vous y avez ajouté le reçu de l’ESTA, votre comptable le retrouve à côté du billet d’avion et de l’invitation au salon, au lieu de le chercher dans une boîte mail.

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Conclusion : la checklist avant un voyage hors Schengen

• Dès que le voyage est décidé : vérifiez la date d’expiration de votre passeport et les conseils aux voyageurs du SPF Affaires étrangères.
• Au moins trois semaines avant : demandez l’ETA, l’ESTA ou l’eTA sur le site officiel. Pour un visa, comptez beaucoup plus.
• Le jour du paiement : classez le reçu avec les pièces du voyage.
• Au retour : transmettez le tout à votre comptable, avec le motif du voyage.

Vous avez un déplacement à Londres, aux États-Unis ou en Asie dans les prochains mois ? Décrivez-le sur la page demande de proposition : l’équipe TripTy vous répond par e-mail sous 24 heures, sans compte ni engagement.

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FAQ

Faut-il une ETA pour un voyage d’affaires d’une journée à Londres ?

Oui. Un citoyen belge a besoin d’une ETA pour tout court séjour au Royaume-Uni, affaires comprises. Elle coûte 20 £, vaut deux ans et se demande sur gov.uk ou via l’application officielle UK ETA.

Combien coûte l’ESTA en 2026 ?

40,27 USD depuis le 1er janvier 2026, selon le Federal Register du 19 novembre 2025. Si la demande est refusée, 10,27 USD restent dus. Demandez-le uniquement sur esta.cbp.dhs.gov.

Peut-on aller au Royaume-Uni avec la carte d’identité belge ?

Non, sauf si vous avez un statut de résident britannique (settled ou pre-settled status). Il faut un passeport valide, auquel l’ETA est liée.

Un Belge a-t-il besoin d’un visa pour un voyage d’affaires en Chine ?

Non jusqu’au 31 décembre 2026, pour un séjour de 30 jours au plus. L’exemption couvre explicitement les affaires. Au-delà de cette date ou de cette durée, vérifiez auprès de l’ambassade de Chine.

Les frais d’ESTA ou d’ETA sont-ils déductibles ?

Payés pour un déplacement professionnel, ce sont des frais professionnels déductibles au sens de l’article 49 CIR 92, s’ils servent l’activité imposable et sont justifiés, par exemple par le reçu officiel. Si l’autorisation sert aussi à des voyages privés, faites trancher le traitement par votre comptable et documentez le choix.

ETIAS s’applique-t-il aux Belges ?

Non. ETIAS vise les voyageurs de pays tiers exemptés de visa qui viennent en Europe. Il n’est pas encore en service ; il concernera vos visiteurs étrangers, pas vos propres déplacements.