Facture électronique B2B en Belgique 2026 : ce qui change pour vos voyages d'affaires
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Facture électronique B2B en Belgique 2026 : ce qui change pour vos voyages d'affaires
Depuis le 1er janvier 2026, toute entreprise belge assujettie à la TVA doit émettre et recevoir ses factures B2B au format électronique structuré via le réseau Peppol. Pour les freelances, gérants de SRL et PME qui gèrent des frais de déplacement professionnels — hôtels, vols, restaurants, locations de voiture — cette obligation transforme radicalement la manière de traiter les justificatifs de voyage. Bonne nouvelle : si tu travailles déjà avec TripTy, tu reçois une facture électronique conforme pour chaque voyage.
Mention légale — TripTy simplifie ta démarche de facturation et de ventilation pro/perso ; pour une validation fiscale définitive, consulte ton comptable ou conseiller fiscal.
Envoyer un PDF par e-mail, c'est fini
Jusqu'à fin 2025, la plupart des indépendants et PME belges envoyaient leurs factures en PDF par e-mail. C'était toléré, pratique, et personne ne posait de questions. Mais un PDF n'est pas une facture électronique au sens de la loi.
Le problème concret pour les voyageurs d'affaires :
- Tu réserves un hôtel à Lisbonne pour une conférence tech. L'hôtel t'envoie une facture PDF. Ton comptable doit l'encoder manuellement.
- Tu loues une voiture pour un salon à Amsterdam. Le loueur envoie un scan. Rebelote : encodage manuel, risque d'erreur, perte de temps.
- Tu fais un voyage mixte (3 jours pro + 2 jours perso). Tu dois ventiler chaque poste. Avec des PDF éparpillés, c'est un casse-tête fiscal.
Résultat : des heures perdues en administration, des erreurs de TVA, et un risque accru en cas de contrôle du SPF Finances. La facture électronique structurée résout ces problèmes — à condition de comprendre ce qu'elle implique.
Qu'est-ce qu'une facture électronique structurée ?
Une facture électronique structurée est un fichier XML (pas un PDF) qui contient toutes les données de facturation dans un format lisible par les logiciels comptables. En Belgique, la norme imposée est EN 16931, transmise principalement via le réseau Peppol BIS 3.0.
Ce que ça change concrètement
| Avant (PDF/papier) | Après (e-facture Peppol) |
|---|---|
| Envoi par e-mail ou courrier | Transmission automatique via Peppol |
| Encodage manuel par le comptable | Import automatique dans le logiciel comptable |
| Risque d'erreur de saisie | Données structurées = zéro ressaisie |
| Archivage physique ou dossiers e-mail | Archivage numérique normé et traçable |
| Pas de validation automatique | Validation des données TVA à la source |
Les formats acceptés
La loi belge reconnaît deux formats conformes à EN 16931 :
- UBL 2.1 (Universal Business Language) — le format le plus courant via Peppol
- CII 16B (Cross Industry Invoice) — accepté mais moins répandu en Belgique
Un PDF envoyé par e-mail, même s'il est "numérique", n'est pas une facture électronique au sens légal. C'est un point crucial : beaucoup d'indépendants pensent être en règle parce qu'ils n'impriment plus leurs factures. Ce n'est pas suffisant depuis le 1er janvier 2026.
Qui est concerné par l'obligation ?
Toutes les entreprises belges assujetties à la TVA, sans exception. Que tu sois :
- Indépendant en personne physique
- Gérant de SRL / SA / SC
- Profession libérale (avocat, architecte, consultant)
- PME de 2 ou 200 personnes
L'obligation s'applique dès que tu émets ou reçois une facture B2B sur le territoire belge. Elle couvre toutes les transactions entre assujettis belges, quel que soit le secteur d'activité.
Les exceptions
- Les factures B2C (vers des particuliers) ne sont pas concernées pour l'instant
- Les factures transfrontalières (vers des clients/fournisseurs étrangers) ne sont pas encore soumises à l'obligation belge, mais elles le seront probablement avec la directive européenne ViDA (VAT in the Digital Age) à l'horizon 2028-2030
- Les entreprises qui utilisent déjà un système EDI conforme à EN 16931 peuvent le maintenir si les deux parties sont d'accord
Période de tolérance et sanctions
Le gouvernement a prévu une période de tolérance de trois mois (1er janvier au 31 mars 2026). Durant cette période, aucune sanction ne sera appliquée à condition de démontrer que tu as pris des mesures raisonnables pour te conformer.
Après le 31 mars 2026, les sanctions sont progressives :
| Infraction | Amende |
|---|---|
| 1re infraction | 1 500 € |
| 2e infraction | 3 000 € |
| 3e infraction (dans les 3 mois) | 5 000 € |
Source : SPF Finances — e-facture obligatoire B2B
L'impact direct sur tes voyages d'affaires
C'est ici que ça devient intéressant pour les consultants et gérants qui voyagent. Les frais de voyage d'affaires représentent souvent un poste budgétaire significatif : hôtel, transport, repas, location de voiture. Chacune de ces dépenses génère une facture. Et chaque facture doit désormais être électronique et structurée.
Le défi des fournisseurs étrangers
Quand tu voyages à l'étranger pour une conférence ou un rendez-vous client, tes fournisseurs (hôtels, compagnies aériennes, restaurants) ne sont pas soumis à l'obligation belge. Ils continueront probablement à t'envoyer des PDF ou des reçus papier.
Cela crée un double système :
- Tes factures belges (abonnements, services locaux, TripTy) → format Peppol obligatoire
- Tes factures étrangères (hôtel à Barcelone, vol Bruxelles-Milan) → PDF ou papier encore acceptés
Le problème : tu dois quand même intégrer ces frais étrangers dans ta comptabilité belge, les ventiler correctement (pro/perso dans le cas d'un voyage mixte bleisure), et les rendre auditables.
Le cas spécifique du voyage mixte
Si tu prolonges un déplacement professionnel par quelques jours personnels — ce qu'on appelle le bleisure — la complexité explose. Tu dois :
- Séparer les frais professionnels des frais personnels
- Justifier chaque poste avec un document probant
- Émettre ou recevoir une facture qui reflète cette ventilation
- Archiver le tout dans un format conforme
C'est exactement le problème que résout la Golden Invoice de TripTy : une facture électronique unique qui ventile automatiquement les parts pro et perso de ton voyage.
Cas chiffré : conférence tech à Amsterdam avec extension perso
Marc est consultant IT, gérant d'une SRL à Bruxelles. Il participe à une conférence DevOps à Amsterdam du lundi au mercredi, puis reste jusqu'au vendredi pour visiter la ville avec sa compagne.
Budget ventilé pro/perso
| Poste | Total | Part pro (déductible) | Part perso (non déductible) | Justification |
|---|---|---|---|---|
| Vol Bruxelles-Amsterdam A/R | 280 € | 280 € | 0 € | Déplacement nécessaire à l'activité pro |
| Hôtel (5 nuits) | 875 € | 525 € (3 nuits) | 350 € (2 nuits) | Ventilation au prorata des jours pro/perso |
| Inscription conférence | 450 € | 450 € | 0 € | Formation professionnelle déductible |
| Repas (5 jours) | 325 € | 195 € (3 jours) | 130 € (2 jours) | Indemnités forfaitaires applicables |
| Transport local | 85 € | 51 € | 34 € | Prorata 60/40 |
| Total | 2 015 € | 1 501 € | 514 € |
Ce que change l'e-facturation pour Marc
Avant 2026 : Marc recevait des PDF de l'hôtel, de la compagnie aérienne, de l'organisateur de la conférence. Son comptable passait du temps à tout encoder, vérifier les montants TVA et classer les justificatifs.
Depuis 2026 : TripTy émet une Golden Invoice au format électronique structuré (UBL via Peppol) directement vers le logiciel comptable de Marc. La ventilation pro/perso est intégrée dans les données structurées de la facture. Le comptable n'a plus qu'à valider — l'import est automatique.
Gain estimé : 2 à 3 heures de travail administratif par voyage mixte, et une sérénité totale en cas de contrôle fiscal puisque la traçabilité est native.
Pour en savoir plus sur l'optimisation globale de tes frais de séjour en tant qu'entreprise belge, consulte notre guide dédié.
Comment se préparer concrètement en 5 étapes
Étape 1 : Obtenir un numéro Peppol
Pour recevoir et envoyer des factures via Peppol, ton entreprise a besoin d'un identifiant Peppol (Peppol Participant ID), généralement basé sur ton numéro d'entreprise (BCE). La plupart des logiciels comptables belges (Exact, Yuki, Octopus, Billit, CodaBox) proposent l'inscription au réseau Peppol directement depuis leur plateforme.
Étape 2 : Vérifier ton logiciel comptable
Assure-toi que ton logiciel comptable ou celui de ton fiduciaire est compatible Peppol et peut :
- Recevoir des factures UBL 2.1
- Envoyer des factures au format structuré
- Archiver les factures conformément à la loi
Étape 3 : Informer tes fournisseurs et clients belges
Communique ton identifiant Peppol à tes partenaires commerciaux. S'ils ne sont pas encore équipés, oriente-les vers efacture.belgium.be — le portail officiel du SPF Finances.
Étape 4 : Adapter ton processus de frais de voyage
Pour les voyages d'affaires, deux options :
- Tu gères toi-même : tu collectes les justificatifs, tu les convertis si nécessaire, tu les intègres dans ton système comptable
- Tu passes par TripTy : tu reçois une facture électronique structurée unique pour l'ensemble de ton voyage — la Golden Invoice — compatible Peppol et ventilée pro/perso
Étape 5 : Anticiper l'e-reporting 2028
À partir de janvier 2028, les entreprises belges devront également transmettre les données de facturation au SPF Finances en temps réel via le modèle Peppol 5-corner. Cela remplacera le listing annuel des clients. Autant prendre de l'avance maintenant.
Ce que TripTy gère pour toi
- Facture électronique conforme : TripTy émet une Golden Invoice au format UBL 2.1 via Peppol, directement compatible avec ton logiciel comptable belge
- Ventilation automatique pro/perso : pour chaque voyage mixte, la part déductible et la part personnelle sont séparées dans les données structurées de la facture — pas besoin de calculs manuels
- Conformité fiscale belge native : les taux de TVA, les indemnités journalières, les plafonds de déductibilité et les barèmes 2026 sont intégrés — consulte notre checklist fiscale pour plus de détails
- Archivage numérique : chaque facture est conservée dans un format structuré et traçable, conforme aux exigences d'archivage du Code TVA belge
- Zéro paperasse : plus de PDF à trier, plus de notes de frais à recomposer — tout est centralisé et auditée dans un seul document
Conclusion
La facture électronique B2B obligatoire en Belgique depuis 2026 n'est pas qu'une contrainte administrative de plus. C'est une opportunité de moderniser la gestion de tes frais de voyage, de gagner du temps et de réduire les risques fiscaux. Pour les consultants et gérants qui voyagent régulièrement, l'impact est direct : moins d'encodage manuel, moins d'erreurs, et une traçabilité complète en cas de contrôle.
TripTy intègre nativement cette obligation dans sa Golden Invoice. Tu voyages, tu reçois une facture électronique structurée qui arrive directement dans ta comptabilité, ventilation pro/perso incluse.
Découvre comment TripTy simplifie tes voyages d'affaires →
FAQ
La facture électronique B2B est-elle obligatoire pour tous les indépendants belges en 2026 ?
Oui. Depuis le 1er janvier 2026, toute entreprise ou indépendant assujetti à la TVA en Belgique doit émettre et recevoir des factures électroniques structurées (format UBL 2.1 via Peppol) pour les transactions B2B domestiques. Cela inclut les personnes physiques assujetties, les SRL, SA et toute autre forme juridique. Source : efacture.belgium.be.
Quelles sont les sanctions si je n'émets pas de facture électronique ?
Après la période de tolérance (1er janvier — 31 mars 2026), les sanctions sont progressives : 1 500 € pour une première infraction, 3 000 € pour une deuxième, et 5 000 € pour une troisième dans les trois mois. Pour éviter les sanctions durant la période de tolérance, tu dois démontrer que tu as pris des mesures raisonnables pour te conformer à l'obligation.
Les factures de mes fournisseurs étrangers (hôtels, vols) doivent-elles être au format Peppol ?
Non. L'obligation belge de facturation électronique ne s'applique qu'aux transactions B2B entre assujettis belges. Les factures de fournisseurs étrangers (hôtels, compagnies aériennes, etc.) peuvent toujours être au format PDF ou papier. Cependant, tu dois quand même les intégrer correctement dans ta comptabilité belge. TripTy consolide l'ensemble de tes frais de voyage — belges et étrangers — dans une seule Golden Invoice conforme.
Quelle est la différence entre une facture PDF et une facture électronique structurée ?
Un PDF est une image numérique d'une facture — il doit être lu et encodé manuellement. Une facture électronique structurée (UBL/CII) est un fichier XML dont les données (montants, TVA, références) sont directement lisibles par les logiciels comptables. Depuis 2026, seule la facture structurée est légalement valide pour les échanges B2B en Belgique.
Comment TripTy gère-t-il la facturation électronique pour les voyages mixtes ?
TripTy émet une Golden Invoice au format UBL 2.1 via Peppol. Cette facture unique ventile automatiquement les parts professionnelle et personnelle de ton voyage. Elle est importée directement dans ton logiciel comptable, sans ressaisie manuelle. La ventilation respecte les règles fiscales belges (prorata jours pro/perso, plafonds de déductibilité, indemnités forfaitaires).
Que va changer l'e-reporting prévu en 2028 ?
À partir de janvier 2028, les entreprises belges devront transmettre les données de facturation au SPF Finances en temps réel via le modèle Peppol 5-corner. Cela remplacera le listing annuel des clients. L'e-facturation 2026 est la première étape vers cette transparence fiscale totale.
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